مراقب الوثائق المالية

Client of Hire Lebanese

يعتبر مراقب الوثائق أمرًا ضروريًا في إدارة وتنظيم مستندات المنظمة، وضمان الدقة والجودة والامتثال للمتطلبات التنظيمية والقانونية. تتضمن هذه الوظيفة الحفاظ على نظام تخزين شامل ومنظم لجميع المستندات، مما يسهل الوصول إليها واسترجاعها بسهولة. يتحمل مراقب الوثائق مسؤولية تنسيق وتنظيم المستندات الهامة بصيغ رقمية ومادية، ويعتبر محورياً في الحفاظ على سلامة البيانات وسرية المعلومات. تتطلب هذه الوظيفة اهتمامًا قويًا بالتفاصيل، ومهارات تنظيم استثنائية، ونهجًا استباقيًا لحل المشكلات. كـ مراقب وثائق، ستعمل بشكل وثيق مع مختلف الأقسام لإدارة تدفق الوثائق والحفاظ على ممارسات التوثيق الفعالة داخل الشركة.

المسؤوليات

• تطوير والحفاظ على تنظيم منهجي لجميع مستندات الشركة.
• ضمان الدقة والاتساق عبر جميع المستندات والسجلات المُدارة.
• التحكم في الوصول إلى الوثائق، والرؤية، والتوزيع عبر الأقسام والفرق.
• الحفاظ على سجلات مراجعات الوثائق وتتبع تاريخ النسخ بدقة.
• تنفيذ أفضل الممارسات لسياسات وإجراءات إدارة الوثائق.
• التنسيق مع الأقسام المختلفة لضمان تقديم الوثائق في الوقت المناسب.
• إجراء تدقيقات منتظمة لضمان تخزين جميع الوثائق بأمان وبشكل مناسب.
• تيسير جلسات تدريبية للموظفين حول أنظمة وبروتوكولات إدارة الوثائق.
• ضمان امتثال جميع الوثائق للمتطلبات التنظيمية والقانونية.
• تقديم الدعم والإرشاد في استخدام برامج إدارة الوثائق.
• تجميع تقارير شاملة حول أنشطة ونتائج مراقبة الوثائق.
• التعاون مع فرق تكنولوجيا المعلومات والإدارة لتبسيط تدفقات العمل للوثائق.

المتطلبات

• خبرة مثبتة في مراقبة الوثائق أو دور إداري مماثل.
• القدرة على الحفاظ على سجلات دقيقة واهتمام لا يضاهى بالتفاصيل.
• مهارات تنظيم قوية مع القدرة على أداء مهام متعددة بشكل فعال.
• فهم إجراءات إدارة الوثائق وأنظمة الأرشفة الإلكترونية.
• مهارات اتصال ممتازة للتواصل مع الأقسام والفرق المختلفة.
• يُفضل الإلمام ببرامج إدارة الوثائق وأدوات المكتب.
• يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.