مراقب الوثائق المالية

Client of Talentmate

مدير الوثائق هو محترف مسؤول عن إدارة وصيانة جميع أنواع الوثائق لشركة أو منظمة. في صناعات مثل البناء والهندسة والتصنيع، يلعب مديرو الوثائق دورًا حيويًا في ضمان تخزين واسترجاع وتوزيع جميع الوثائق المتعلقة بالمشاريع بطريقة فعالة ومنظمة. تتطلب هذه الوظيفة مستوى عالٍ من الانتباه للتفاصيل، ومهارات تنظيمية، والقدرة على العمل مع برامج إدارة الوثائق. يضمن مديرو الوثائق الامتثال لمتطلبات اللوائح ويُسهلون أيضًا التواصل الفعال بين أعضاء الفريق من خلال ضمان وصول الجميع إلى أحدث إصدارات الوثائق. إذا كنت شخصًا يزدهر في بيئات تتطلب الانتباه الدقيق للتفاصيل ولديك القدرة على إدارة مشاريع متعددة في آن واحد، فقد تكون هذه الوظيفة المثالية لك.

المسؤوليات

• إدارة وتنظيم جميع وثائق الشركة لضمان استرجاعها وتوزيعها بشكل فعال.
• تنفيذ وصيانة نظام شامل لإدارة الوثائق لوثائق المشاريع.
• ضمان تحديث جميع الوثائق، والتحكم في الإصدارات، وأرشفتها بشكل صحيح.
• تقديم الدعم لفرق المشاريع من خلال إعداد حزم الوثائق حسب الحاجة.
• إجراء تدقيقات منتظمة لضمان الامتثال لإجراءات إدارة الوثائق.
• التنسيق مع أصحاب المصلحة لجمع الوثائق اللازمة والتحقق من دقة المعلومات.
• تقديم التدريب والدعم للموظفين حول إجراءات وأنظمة التحكم في الوثائق.
• ضمان التزام جميع الوثائق بإرشادات الشركة ومتطلبات اللوائح.
• إعداد تقارير للإدارة حول نشاط الوثائق وحالة الامتثال.
• المساعدة في تطوير قوالب الوثائق ومعايير التنسيق للمنظمة.
• مراقبة حركة الوثائق والحفاظ على سجل لأغراض التتبع.
• تسهيل الوصول إلى أحدث إصدارات الوثائق لجميع الأفراد المخولين بسرعة.

المتطلبات

• يفضل الحصول على درجة البكاليروس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• تجربة سابقة في إدارة الوثائق أو الإدارة أمر ضروري.
• تعتبر مهارات التنظيم القوية والانتباه للتفاصيل أمرًا حيويًا لهذه الوظيفة.
• يتطلب إتقان برامج إدارة الوثائق وMicrosoft Office Suite.
• مهارات تواصل ممتازة، سواء شفهية أو مكتوبة، ضرورية.
• القدرة على إدارة مهام متعددة والوفاء بالمواعيد النهائية في بيئة سريعة الوتيرة.
• معرفة بالامتثال التنظيمي والمعايير الصناعية في إدارة الوثائق.