مراقب الوثائق المالية

Client of Talentmate

يلعب منسق الوثائق دورًا حيويًا في إدارة وتنظيم وصيانة مختلف الوثائق داخل المؤسسة. هذه الوظيفة ضرورية لضمان تخزين الوثائق بشكل صحيح وسهولة الوصول إليها وإدارتها بشكل منهجي وفقًا لمعايير الشركة ولوائح الامتثال. يتم توظيفه عادة في قطاعات مثل البناء والهندسة أو الوكالات الحكومية، يتحمل منسق الوثائق مسؤولية التعامل مع كميات كبيرة من الوثائق الإلكترونية والورقية. هم جزء لا يتجزأ من عمليات التحكم في الوثائق وإدارتها، مما يضمن استرجاع المعلومات بسرعة وتحسين تدفقات العمل الخاصة بالوثائق. تتطلب هذه الوظيفة اهتمامًا دقيقًا بالتفاصيل، ومهارات تنظيم قوية، وإجادة في برامج إدارة الوثائق. يتعاون منسق الوثائق أيضًا مع أعضاء الفريق المختلفين لضمان حصول الجميع على أحدث المعلومات اللازمة لتنفيذ المهام بكفاءة ودقة.

المسؤوليات

• تنفيذ وصيانة عمليات وإجراءات التحكم في الوثائق من أجل سير عمل فعال.
• ضمان أن جميع الوثائق محدثة، ومؤشرة بشكل صحيح، ومخزنة بشكل آمن.
• تنسيق توزيع الوثائق إلى أصحاب المصلحة المعنيين عند الضرورة.
• إدارة استرجاع الوثائق في الوقت المناسب لدعم العمليات المختلفة.
• تسهيل جلسات تدريبية للموظفين حول إجراءات وأنظمة التحكم في الوثائق.
• تطوير وتحديث وصيانة قوالب الوثائق والسجلات المتنوعة.
• مراقبة تداول واستخدام الوثائق لضمان الامتثال لسياسات الشركة.
• المساعدة في إعداد وتقديم تقارير متعلقة بالوثائق للإدارة.
• إجراء تدقيقات منتظمة لضمان الامتثال لمعايير التحكم في الوثائق.
• إنشاء قنوات اتصال فعالة للإبلاغ عن المشكلات المتعلقة بالوثائق.
• دعم فرق المشاريع في احتياجات ومتطلبات الوثائق الخاصة بهم.
• العمل مع تكنولوجيا المعلومات لحل المشكلات الفنية المتعلقة ببرامج إدارة الوثائق.

المتطلبات

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو مجال ذي صلة.
• خبرة مثبتة في التحكم في الوثائق، ويفضل في قطاع صناعي مماثل.
• فهم قوي لأنظمة وأدوات إدارة الوثائق.
• مهارات تنظيم ممتازة وقدرة على تعدد المهام، مع اهتمام بالتفاصيل.
• القدرة على التواصل بوضوح وفعالية، شفهيًا وكتابيًا.
• الإلمام بمعايير الامتثال واللوائح في إدارة الوثائق.
• إجادة في مجموعة Microsoft Office وغيرها من برامج إدارة الوثائق.