مراقب الوثائق المالية

Client of Talentmate

يلعب منسق الوثائق دورًا حيويًا في إدارة وضمان التنظيم الصحيح لمستندات الشركة، والتي يمكن أن تتراوح من الملفات التشغيلية والإجرائية إلى السجلات التنظيمية والامتثال. كجزء من الفريق الإداري، يكون منسق الوثائق مسؤولاً عن الحفاظ على نظام منظم يتيح الاسترجاع السريع والتحديثات للوثائق عند الحاجة، مما يضمن الدقة، وسهولة الوصول، والامتثال للمتطلبات الداخلية والصناعية والحكومية. تتطلب هذه الوظيفة عينًا حريصة على التفاصيل، ومهارات تنظيم استثنائية، وفهمًا شاملاً لأنظمة إدارة الوثائق والبرامج ذات الصلة. يتفاعل منسق الوثائق مع مختلف الأقسام لضمان تدفق الوثائق بسلاسة ويدعم فرق المشروع من خلال توفير الوثائق اللازمة خلال مراحل مختلفة من تنفيذ المشروع. تشمل دورهم أيضًا توفير التدريب على عمليات إدارة الوثائق، مع تسليط الضوء على دورهم المحوري في كفاءة وفعالية عمليات الشركة.

المسؤوليات

• الحفاظ على تحديث جميع وثائق الشركة مع ضمان دقة حفظ السجلات واسترجاعها.
• تطوير وتنفيذ عمليات وإجراءات فعالة للتحكم في الوثائق.
• التنسيق مع مختلف الأقسام لتبادل الوثائق وضمان معايير الامتثال.
• مراقبة الامتثال الوثائقي مع الهيئات والمعايير التنظيمية الداخلية والخارجية.
• ضمان التوزيع في الوقت المناسب للوثائق إلى الأفراد المعنيين وأصحاب المصلحة حسب الحاجة.
• تقديم التوجيه والتدريب للموظفين حول عمليات التحكم في الوثائق واستخدام الأنظمة.
• استقبال ومراجعة وتسجيل الوثائق الواردة، مع ضمان إدارة المعلومات بدقة.
• إدارة أمان وسرية الوثائق والمعلومات الحساسة بفعالية.
• تجميع وتنظيم معلومات المشروع للتوزيع الإلكتروني والنسخ الورقية.
• التعاون مع قسم تكنولوجيا المعلومات لتحديثات البرامج المتعلقة بأنظمة إدارة الوثائق.
• إعداد وإدارة الوثائق للأرشفة وفقًا لسياسات الاحتفاظ.
• تتبع وتقديم تقارير حول مقاييس التحكم في الوثائق للإدارة العليا حسب الحاجة.

المتطلبات

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو مجال ذي صلة.
• خبرة مثبتة في التحكم في الوثائق ضمن صناعات أو بيئات مشابهة.
• معرفة قوية بأنظمة التحكم في الوثائق وتطبيقات البرمجيات.
• مهارات تنظيم استثنائية مع اهتمام دقيق بالتفاصيل والدقة.
• القدرة على التواصل والتعاون بفعالية مع فرق متعددة الوظائف.
• إتقان في Microsoft Office وأدوات معالجة الوثائق.
• مهارات ممتازة في إدارة الوقت مع القدرة على إدارة مهام متعددة.