المراقب الوثائقي (الواجهة)

Confidential Company

وصف الوظيفة:

المراقب الوثائقي مسؤول عن إدارة وتنظيم والتحكم في جميع الوثائق الفنية وغير الفنية المتعلقة بمشروعات البناء. تضمن هذه الوظيفة أن يتم حفظ الوثائق بشكل صحيح، وصيانتها بطريقة منظمة، وتوزيعها بدقة على الجهات المعنية. يدعم المراقب الوثائقي فرق المشاريع من خلال ضمان الامتثال لمعايير التحكم في الوثائق، وتتبع إصدارات الوثائق، والحفاظ على سرية ونزاهة جميع الوثائق الخاضعة للرقابة.

المسؤوليات الرئيسية:

1) الحفاظ على إدارة جميع الوثائق الواردة والصادرة في نظام تحكم وثائق منظم.

2) التأكد من أن جميع وثائق مشروع البناء محدثة، وموسومة بشكل صحيح، وسهلة الوصول.

3) تتبع التعديلات والحفاظ على التحكم في الإصدارات عبر جميع الوثائق الفنية، والرسومات، والمواصفات.

4) توزيع واسترجاع الوثائق الخاضعة للرقابة من وإلى أعضاء فريق المشروع، والاستشاريين، والمقاولين.

5) التنسيق مع فرق الهندسة، والمشتريات، وتنفيذ الموقع لضمان تقديم الوثائق والموافقات في الوقت المناسب.

6) ضمان حفظ وأرشفة السجلات المادية والإلكترونية بشكل صحيح وفقًا لمعايير الشركة.

7) دعم التدقيقات والتفتيشات من خلال تقديم استرجاع دقيق وفي الوقت المناسب للوثائق.

8) ضمان السرية، ونزاهة البيانات، والوصول الخاضع للرقابة إلى الوثائق الحساسة.

المجالات الرئيسية والأداء:

1. إدارة الوثائق والتحكم

· KPI: ضمان حفظ 100% من الوثائق وفهرستها بشكل صحيح خلال يومي عمل.

· KPI: الحفاظ على دقة التحكم في الإصدارات بنسبة 100% لجميع الوثائق المتعلقة بالبناء.

· KPI: ضمان توزيع الوثائق في الوقت المناسب للجهات المعنية بمعدل 95% في الوقت المحدد.

2. الامتثال وحفظ السجلات

· KPI: تحقيق 100% من الامتثال لإجراءات التحكم في الوثائق الداخلية خلال التدقيقات.

· KPI: الحفاظ على دقة استرجاع الوثائق بنسبة 98% أو أعلى لطلبات التدقيق أو الجهات المعنية.

· KPI: ضمان 100% من السرية والتحكم في الوصول للوثائق الحساسة.

3. التعاون والتواصل

· KPI: الرد على 95% من طلبات الوثائق خلال 24 ساعة.

· KPI: الحفاظ على معدل رضا بنسبة 90% من فرق المشاريع بشأن خدمات إدارة الوثائق.

· KPI: إجراء مراجعات شهرية للتحكم في الوثائق مع عدم وجود أي إجراءات متأخرة.