مراقب الوثائق المالية

Confidential Company

وصف الوظيفة:

مسؤول الوثائق مسؤول عن إدارة وتنظيم ومراقبة جميع الوثائق الفنية وغير الفنية المتعلقة بمشاريع البناء. يضمن هذا الدور أن يتم حفظ الوثائق بشكل صحيح، والحفاظ عليها بطريقة منظمة، وتوزيعها بدقة على الأطراف المعنية ذات الصلة. يدعم مسؤول الوثائق فرق المشاريع من خلال ضمان الامتثال لمعايير إدارة الوثائق، وتتبع إصدارات الوثائق، والحفاظ على سرية وسلامة جميع الوثائق الخاضعة للرقابة.

المسؤوليات الرئيسية:

1) الحفاظ على إدارة جميع الوثائق الواردة والصادرة في نظام إدارة الوثائق المنظم.

2) التأكد من أن جميع وثائق مشاريع البناء محدثة، وموسومة بشكل صحيح، وسهلة الوصول.

3) تتبع التعديلات والحفاظ على التحكم في الإصدارات عبر جميع الوثائق الفنية، والرسوم، والمواصفات.

4) توزيع واسترجاع الوثائق الخاضعة للرقابة من وإلى أعضاء فريق المشروع، والاستشاريين، والمقاولين.

5) التنسيق مع فرق الهندسة، والمشتريات، والتنفيذ في الموقع لضمان تقديم الوثائق والموافقات في الوقت المناسب.

6) ضمان حفظ وأرشفة السجلات الفيزيائية والإلكترونية بشكل صحيح وفقًا لمعايير الشركة.

7) دعم التدقيقات والتفتيشات من خلال توفير استرجاع الوثائق بدقة وفي الوقت المناسب.

8) ضمان السرية وسلامة البيانات والوصول الخاضع للرقابة إلى الوثائق الحساسة.

المؤشرات الرئيسية للأداء ونتائج الأداء:

1. إدارة الوثائق والتحكم

· مؤشر الأداء: ضمان 100% من الوثائق محفوظة ومؤرشفة بشكل صحيح خلال يومي عمل.

· مؤشر الأداء: الحفاظ على 100% من دقة التحكم في الإصدارات لجميع الوثائق المتعلقة بالبناء.

· مؤشر الأداء: ضمان توزيع الوثائق في الوقت المناسب للأطراف المعنية بمعدل 95% في الوقت المحدد.

2. الامتثال وحفظ السجلات

· مؤشر الأداء: تحقيق 100% من الامتثال لإجراءات إدارة الوثائق الداخلية أثناء التدقيقات.

· مؤشر الأداء: الحفاظ على دقة استرجاع الوثائق عند 98% أو أعلى لطلبات التدقيق أو الأطراف المعنية.

· مؤشر الأداء: ضمان 100% من السرية والتحكم في الوصول للوثائق الحساسة.

3. التعاون والتواصل

· مؤشر الأداء: الرد على 95% من طلبات الوثائق خلال 24 ساعة.

· مؤشر الأداء: الحفاظ على درجة 90% من الرضا من فرق المشروع بشأن خدمات إدارة الوثائق.

· مؤشر الأداء: إجراء مراجعات شهرية لإدارة الوثائق مع صفر إجراءات متأخرة.