مراقب الوثائق المالية KEO International Consultants

فرصتنا الأحدث هي لمدير مستندات موهوب للانضمام إلى فريقنا في دبي، الإمارات العربية المتحدة.

تكون هذه الوظيفة مسؤولة عن إدارة وتتبع وتوزيع جميع مستندات المشروع والرسومات والمراسلات مع الحفاظ على أنظمة التحكم في المستندات لضمان الدقة، والتحكم في النسخ، والامتثال لمتطلبات العملاء والسلطات، والوصول في الوقت المناسب إلى المعلومات المحدثة للمهندسين ومديري المشاريع.

نتصور أن النجاح في هذا الدور يشمل؛

• الإشراف على الإدارة المناسبة والتنظيم وحفظ جميع مستندات المشروع.
• ضمان تسجيل جميع المستندات المتعلقة بالمشروع بدقة، وفهرستها، وأرشفتها.
• تطبيق وصيانة إجراءات التحكم في المستندات لتلبية متطلبات المشروع ومعايير الشركة.
• العمل كنقطة الاتصال الرئيسية لجميع الاستفسارات المتعلقة بالمستندات.
• التنسيق مع فرق المشروع والمقاولين وأصحاب المصلحة لضمان توزيع المستندات وحفظها في الوقت المحدد.
• ضمان التدفق السليم للمستندات بين فرق إدارة المشروع والعملاء. استخدام أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) لتتبع وتخزين واسترجاع المستندات.
• إعداد وصيانة أنظمة ترقيم المستندات وهياكل الملفات لضمان سهولة الاسترجاع.
• إجراء تدقيقات ومراجعات منتظمة للمستندات لضمان الدقة والامتثال.
• توزيع وإصدار مستندات المشروع، مثل الرسومات والتقارير والعقود والمراسلات، للأطراف المعنية.
• تتبع مراجعات المستندات وضمان أن أحدث النسخ متاحة لجميع أصحاب المصلحة.
• ضمان أن جميع المستندات تتماشى مع معايير الصناعة واللوائح ومواصفات العملاء.
• مراقبة تقدم تقديم المستندات والموافقات والرفض لضمان التسليم في الوقت المحدد.
• ضمان أن المستندات تحت التحكم الصحيح، ومحدثة، ومؤرشفة وفقًا لمتطلبات العقد.
• تقديم الدعم للموظفين في العثور على المستندات، وإدارة أنظمة الملفات، وفهم متطلبات مستندات المشروع.
• إعداد تقارير دورية حول حالة المستندات، بما في ذلك الموافقات المعلقة، والمواعيد النهائية للتقديم، وتوزيع المستندات.
• ضمان تحديث الوثائق وتوافرها للتفتيشات أو التدقيقات.
• ضمان أن جميع مستندات المشروع مكتملة ومؤرشفة عند الانتهاء من المشروع.
• المساعدة في إعداد التقارير النهائية للمشروع وتسليم المستندات للعملاء أو أصحاب المصلحة.