مراقب الوثائق المالية

Parsons Corporation

ما ستفعله:

• يخطط وينظم وينفذ أنظمة لمعالجة الوثائق بشكل فعال لجميع الاتصالات، مستندات التصميم، مستندات البناء أو أي مستندات داخلية أو خارجية أخرى.

• ينسق تدفق الوثائق بين عمليات المشروع، التخصصات الهندسية، فريق البناء، أو مجموعات الأقسام الأخرى.

• سيكون لديه معرفة بعمليات العمل الخاصة بالتحكم في الوثائق وكذلك استخدام الأنظمة الإلكترونية المستخدمة لإدارة الوثائق - Aconex.

• ينفذ حلول إدارة الوثائق/البيانات مع التركيز الأساسي على التحكم في الوثائق وإدارة السجلات. يدير تطبيقات إدارة البيانات/الوثائق.

• يعالج نوع أو أكثر من الوثائق من خلال جميع الخطوات الإجرائية وفقًا للإجراءات والإرشادات المحددة.

• يستقبل ويتتبع ويراقب الوثائق باستخدام برامج إدارة الوثائق القياسية لتسجيل الوثائق، والحفاظ على قواعد البيانات، وإنتاج السجلات، والإرساليات، والتقارير الأخرى حسب الحاجة.

• يوفر المساعدة للمستخدمين في التقاط المعلومات الإلكترونية وتحديد موقعها.

• يحافظ على نظام توزيع بيانات محدد وجدول زمني للمشروع المعين بناءً على متطلبات العميل والمشروع والقسم.

• يتحقق من متطلبات الاحتفاظ، وينظم فهرسة الوثائق، والتعبئة، والتخزين طويل الأجل أو التخلص من الوثائق المناسبة عند وقت الإغلاق.

• يوكل ويوجه أنشطة عمل فريق التحكم في وثائق المشروع.

• يساهم كعضو في الفريق الذي يعمل وفق مواعيد نهائية ويتعاون بشكل جيد مع الآخرين.

• يقوم بأداء مسؤوليات أخرى مرتبطة بهذا المنصب حسب الاقتضاء.

ما المهارات المطلوبة التي ستجلبها:

• يجب أن تكون خريجًا، بالإضافة إلى 5+ سنوات من الخبرة العملية ذات الصلة، مع ما لا يقل عن 3 سنوات في التحكم في الوثائق (أو مزيج مكافئ من التعليم الرسمي والخبرة العملية) في شركات البناء أو الهندسة.

• إتقان في Aconex و MS Office مع خبرة في Microsoft Word و PowerPoint و Excel و Aconex. ستتطلب المهام معرفة عملية بأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية.

• معرفة في عمليات عمل التحكم في الوثائق واستخدام الأنظمة الإلكترونية لإدارة الوثائق، بالإضافة إلى الإجراءات المؤسسية المتعلقة بإدارة الوثائق.

• مهارات جيدة في الكتابة والتواصل الشفوي (اللغة الإنجليزية)، والتنظيم، والمهارات الشخصية، فضلاً عن القدرة المثبتة على التفاعل بفاعلية مع موظفي المشروع والإدارة.