مسؤول الوثائق (رقم الهاتف)

Talentmate

بصفتك مسؤول الوثائق، ستلعب دورًا حيويًا في ضمان إدارة جميع الوثائق والسجلات داخل منظمتنا بكفاءة ودقة. ستكون مسؤولًا عن تنظيم وتصنيف واسترجاع الوثائق لدعم مختلف الأقسام في الحفاظ على الامتثال، وتسهيل الاتصال، وضمان أن الفرق لديها الوصول إلى البيانات اللازمة للعمل بشكل فعال. يجب أن يتمتع المرشح المثالي بمهارات تنظيم استثنائية، واهتمام بالتفاصيل، والقدرة على التعامل مع كميات كبيرة من المعلومات بدقة واحترافية. هذه الوظيفة حاسمة في دعم التشغيل السلس لعمليات أعمالنا من خلال ضمان أن الوثائق محدثة ومتاحة ومدارة وفقًا لمعايير الشركة ولوائحها.

• الحفاظ على تحديث نظام إدارة الوثائق لضمان سجلات دقيقة وحديثة.
• تنظيم وتصنيف الوثائق لتسهيل الوصول إليها واسترجاعها من قبل الموظفين.
• ضمان الامتثال لسياسات الشركة والمتطلبات التنظيمية الخاصة بالتحكم في الوثائق.
• العمل بالتعاون مع مختلف الأقسام لدعم احتياجاتهم في إدارة الوثائق.
• مراجعة والتحقق من دقة المعلومات قبل حفظ أو توزيع الوثائق.
• تنسيق تخزين واحتفاظ وأرشفة الوثائق المادية والرقمية.
• تقديم التدريب والدعم للموظفين بشأن إجراءات وأنظمة التحكم في الوثائق.
• إجراء تدقيق دوري لضمان الامتثال لمعايير إدارة الوثائق.
• المساعدة في إعداد التقارير والوثائق للتدقيق والتفتيش.
• تعزيز أهمية الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة والملكية.
• تحديد مجالات التحسين في عمليات الوثائق وتنفيذ الحلول بكفاءة.
• الاستجابة بسرعة لطلبات استرجاع الوثائق من الموظفين والإدارة.

• درجة البكاليوس في إدارة الأعمال، إدارة المعلومات، أو مجال مشابه.
• خبرة سابقة لا تقل عن سنتين في التحكم في الوثائق أو إدارة السجلات.
• إجادة في برامج إدارة الوثائق وتطبيقات مجموعة Microsoft Office.
• مهارات تنظيم استثنائية مع اهتمام قوي بالتفاصيل والدقة.
• القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بمستوى عالٍ من الاحترافية.
• مهارات اتصال ممتازة، شفوية وكتابية، مع مختلف أصحاب المصلحة.
• قدرات تحليلية وحل مشكلات قوية لتعزيز تدفقات عمل الوثائق.