مراقب الوثائق المالية

Azad Properties

نحن نسعى إلى فرد منظم للغاية ودقيق للانضمام إلى فريقنا الديناميكي في مجال العقارات كمنسق مستندات لتجهيز المستأجرين. في هذا الدور المحوري، ستلعب دوراً أساسياً في ضمان الإدارة الناجحة، والتتبع، وتوزيع مستندات التجهيز والبناء، ودعم الاتصال السلس بين المستأجرين، والمقاولين، وفرق المشاريع. هذه فرصة رائعة لتكون جزءًا من شركة عقارية متنامية ملتزمة بالتفوق في تنسيق المستأجرين وتسليم المشاريع.

المسؤوليات الرئيسية في التحكم في مستندات تجهيز المستأجرين

• الحفاظ على جميع الوثائق المتعلقة بأعمال تجهيز المستأجرين، وضمان تحديث الوثائق، ودقتها، وسهولة الوصول إليها.
• تنسيق، وتتبع، وتسجيل حالة التقديمات، والموافقات، والوثائق المنفذة وفقًا لمتطلبات المشروع.
• مراجعة، ومعالجة، وتوزيع المراسلات الواردة والصادرة المتعلقة بالمشروع مثل الرسومات، والمواصفات، والتصاريح، والتقديمات الفنية.
• تيسير التواصل الواضح بين المستأجرين، والمالكين، والمقاولين، والاستشاريين، وأصحاب المصلحة في المشروع لضمان الامتثال للتجهيز والتسليم في الوقت المحدد.
• تنفيذ عمليات إدارة المستندات القياسية والحفاظ على أنظمة التحكم في الوثائق وفقًا لبروتوكولات الشركة.
• المساعدة في تنظيم وتحديد اجتماعات الموقع، وتوثيق المحاضر، وتتبع عناصر العمل لضمان المساءلة.
• دعم فريق تنسيق التجهيز بتوفير تحديثات في الوقت المناسب حول حالة الوثائق والعناصر المعلقة.
• ضمان سرية وسلامة وأمان جميع الوثائق الحساسة المتعلقة بالمشروع.
• المساعدة في إدارة مستندات تسليم المشروع وأرشفة مشاريع تجهيز المستأجرين المكتملة.

المؤهلات الأساسية والخبرة لوظائف مراقب المستندات في العقارات

• درجة بكاليوس أو دبلوم في إدارة البناء، الهندسة، إدارة الأعمال، أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في دور التحكم في المستندات، أو تنسيق المشاريع، أو الإدارة ضمن قطاع العقارات، أو البناء، أو التجهيز.
• معرفة بممارسات التحكم في المستندات في تجهيز المستأجرين، أو البناء، أو بيئات المشاريع المماثلة.
• إجادة أنظمة إدارة المستندات، وحزمة Microsoft Office، ومنصات مشاركة الملفات.
• مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة باللغة الإنجليزية؛ واللغات الإضافية تعتبر ميزة.
• اهتمام قوي بالتفاصيل، والدقة، والمهارات التنظيمية، مع القدرة على إدارة أولويات متعددة بفعالية.
• فهم متطلبات الامتثال والمعايير التنظيمية المتعلقة بتجهيز المستأجرين ووثائق المشاريع.
• إعداد ومتابعة النماذج المتعلقة بمخطط العمليات
  التي يتبعها أعضاء الفريق مثل TDR، وقائمة التحقق لتسليم المتجر، وقائمة التحقق من العمل، TICC ...إلخ.

المهارات والسمات الرئيسية لتنسيق تجهيز المستأجرين

• القدرة المثبتة على العمل بشكل تعاوني مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، بما في ذلك المستأجرين، والمقاولين، ومقدمي الخدمات، والاستشاريين.
• مهارات حل المشكلات الاستباقية وعقلية التحسين المستمر.
• القدرة على العمل بفعالية تحت الضغط والالتزام بالمواعيد النهائية في بيئة مشروع سريعة الوتيرة.
• مستوى عالٍ من النزاهة والاحترافية، مع ضمان الحفاظ على السرية في جميع الأوقات.
• الرغبة في التكيف مع الأنظمة والعمليات الجديدة لتعزيز كفاءة إدارة المستندات.

الكفاءات المرغوبة والأصول الإضافية

• خبرة سابقة في دعم تجهيزات المستأجرين الكبيرة أو مشاريع التجديد.
• الإلمام بلوائح البناء، وعمليات موافقة المالكين، ووثائق الصحة والسلامة.
• التعرض لتطوير العقارات، أو إدارة التأجير، أو التحكم في مستندات إدارة الممتلكات يعتبر ميزة إضافية.
• الاهتمام بتطوير المهارات المهنية والبقاء على اطلاع بأفضل الممارسات في التحكم في المستندات وتنسيق المستأجرين.
• *إجادة في أنظمة إدارة المستندات و
  MS Office.
  
  
• الاهتمام بالتفاصيل والمهارات التنظيمية القوية.
  
  
• معرفة بوثائق إدارة المشاريع والبناء.
  
  
• درجة الكفاءة في اللغات المحكية، والكتابية، والقراءة:
  
  
• العربية: ممتازة (محادثة، كتابة، وقراءة)
  
  
• الإنجليزية: جيدة (محادثة، كتابة، وقراءة)
  
  
• مهارات ممتازة في الكتابة والتحرير.
  
  
• فهم بروتوكولات أمان البيانات والسرية.