مراقب الوثائق المالية

Parsons Corporation

بارسونز تبحث عن موهبة مذهلة مراقب مستندات للانضمام إلى فريقنا! في هذا الدور، ستقوم بتنسيق تدفق المستندات بين عمليات المشروع، والتخصصات الهندسية، وفريق البناء، أو مجموعات الإدارات الأخرى.

ستكون لديك معرفة بعمليات العمل في التحكم بالمستندات وأيضًا استخدام الأنظمة الإلكترونية المستخدمة لإدارة الوثائق.

ما الذي ستقوم به:

• اختيار الأفراد لمهام المشروع لتلبية متطلبات العميل والمشروع. وضع معايير وأهداف عمل واضحة وموجزة.
• تنفيذ حلول إدارة الوثائق/البيانات مع التركيز الأساسي على التحكم في الوثائق وإدارة السجلات. إدارة تطبيقات إدارة البيانات/المستندات.
• معالجة نوع أو أكثر من المستندات من خلال جميع خطوات الإجراءات وفقًا للإجراءات والإرشادات المحددة جيدًا. التأكد من أن متطلبات التحكم في الوثائق المحددة مسبقًا (مثل، أي نظام ترقيم مستندات سيتم استخدامه؛ عدد والتوقيعات المطلوبة لموافقات معينة، إلخ) يتم تلبيتها بشكل مرضٍ طوال مدة المشروع.
• استقبال، تتبع، ومراقبة المستندات باستخدام برامج إدارة المستندات القياسية لتسجيل المستندات، وصيانة قواعد البيانات، وإنتاج السجلات، والبيانات، وتقارير أخرى حسب الحاجة. إدخال البيانات وإنتاج تقارير باستخدام تطبيقات الأتمتة المكتبية القياسية أو التطبيقات الخاصة بالقسم. بدء والرد على المراسلات الروتينية المتعلقة بمجال المسؤولية.
• البقاء على اطلاع بتقنيات القسم، والتقنيات، والخدمات المتعلقة بمجال المسؤولية. العمل مع أعضاء الفريق الآخرين حسب الحاجة لتطوير وتحسين الخدمات. الاستجابة لتغيرات بيئة التكنولوجيا والمشاركة في أنشطة اتخاذ القرارات المتعلقة باحتياجات العملاء.
• تقديم المساعدة للمستخدمين في التقاط وتحديد المعلومات الإلكترونية.
• الحفاظ على نظام توزيع البيانات المحدد وجدول زمني للمشروع المعين بناءً على متطلبات العميل، المشروع، القسم، والموردين. قد يتم تعديل النظام أو الجدول حسب الحاجة لضمان الموافقات والتوزيع في الوقت المناسب. تسريع مراجعة، موافقة التوقيع، وإصدار المستندات المقدمة من الموردين والمستندات المنتجة داخليًا.
• التحقق من متطلبات الاحتفاظ، ترتيب فهرسة المستندات، التعبئة، والتخزين طويل الأجل، أو التخلص من المستندات المناسبة في وقت الإغلاق. إدارة تدمير المستندات المؤرشفة وفقًا لإرشادات الشركة و/أو العميل؛ تقديم المساعدة في استرجاع المستندات.
• مساعدة موظفي التحكم في المستندات المبتدئين لضمان تنفيذ فعال للإجراءات الخاصة بالمشروع. العمل كحلقة وصل بين مجموعة الدعم، المكتب الرئيسي وموظفي الميدان. التعامل مع مجموعات داخل وخارج المنظمة.
• مهارات كتابة متقدمة ومعرفة عملية بنظام MS Windows والبرامج المتعلقة بمعالجة الكلمات، وجداول البيانات، وبرامج قواعد البيانات مطلوبة. مهارات اتصال كتابية وشفوية جيدة، مهارات تنظيمية، وتفاعلية، بالإضافة إلى القدرة المثبتة على التفاعل بفعالية مع موظفي المشروع والإدارة.
• إعداد التقارير اللازمة.
• ذو خبرة في استخدام ACONEX وبرامج EDMS المشابهة الأخرى.
• أداء مسؤوليات أخرى مرتبطة بهذا المنصب حسبما قد يكون مناسبًا.

ما المهارات المطلوبة التي ستقدمها:

• درجة في نظم المعلومات الإدارية أو تخصص ذي صلة مع خبرة لا تقل عن 8 سنوات في مشاريع البناء، وخاصة خبرة الإدارة عبر فرق متعددة التخصصات.
• من المفيد أن يكون لديك خبرة واسعة في عقود PM/CM كبيرة.
• مهارات اتصال قوية باللغة الإنجليزية، كتابة وتحدثًا.
• يفضل أن تكون معتمدًا في Aconex أو برامج أخرى.