مراقب الوثائق المالية

Quest Global

الأدوار والمسؤوليات::

• الحفاظ على جميع الوثائق الفنية والتحكم فيها، بما في ذلك إجراءات الصيانة، تقارير الموثوقية، كتيبات المعدات، سجلات الفحص، ورسومات الهندسة.
• ضمان التحكم الصحيح في الإصدارات، التصنيف، والفهرسة للوثائق لتسهيل الاسترجاع.
• تحديث وتوزيع الوثائق وفقًا لبروتوكولات المراجعة وسير العمل المعتمدة.
• ضمان توافق جميع الوثائق مع معايير الشركة، والمتطلبات التنظيمية (مثل ISO، OSHA، API)، وأفضل الممارسات في الصناعة.
• دعم التدقيق الداخلي والخارجي من خلال توفير سجلات دقيقة ومحدثة.
• الحفاظ على سرية وأمان الوثائق الحساسة.

التنسيق والتواصل:

• التواصل مع المهندسين، المتخصصين في الموثوقية، فرق الصيانة، والموردين الخارجيين لجمع والتحقق من الوثائق ذات الصلة.
• توزيع الوثائق المعتمدة على المعنيين وضمان أرشفة أو التخلص من الوثائق القديمة بشكل صحيح.
• المساعدة في إعداد التقارير، العروض التقديمية، ولوحات المعلومات المتعلقة بمقاييس موثوقية المصنع.

إدارة السجلات الرقمية والمادية:

• استخدام أنظمة إدارة الوثائق (مثل SharePoint، SAP، Documentum) لتخزين وتتبع الملفات الإلكترونية.
• تنظيم والحفاظ على أنظمة الفهرسة المادية حسب الحاجة.
• ضمان وجود بروتوكولات النسخ الاحتياطي والتعافي من الكوارث للوثائق الحرجة.

التحسين المستمر:

• توصية بتحسينات على عمليات التحكم في الوثائق من أجل الكفاءة والدقة.
• تدريب أعضاء الفريق على إجراءات التحكم في الوثائق واستخدام النظام.