مراقب الوثائق المالية

QuEST Global

الأدوار & المسؤوليات:

• الحفاظ على جميع الوثائق الفنية والتحكم فيها، بما في ذلك إجراءات الصيانة، تقارير الموثوقية، كتيبات المعدات، سجلات التفتيش، والرسومات الهندسية.
• ضمان التحكم المناسب في النسخ، التصنيف، والفهرسة للوثائق لتسهيل الاسترجاع.
• تحديث وتوزيع الوثائق وفقًا لبروتوكولات المراجعة وتدفقات الموافقة.
• الامتثال & ضمان الجودة:
• ضمان أن جميع الوثائق تتوافق مع معايير الشركة، والمتطلبات التنظيمية (مثل، ISO، OSHA، API)، وأفضل الممارسات في الصناعة.
• دعم التدقيق الداخلي والخارجي من خلال توفير سجلات دقيقة ومحدثة.
• الحفاظ على سرية وأمان الوثائق الحساسة.

التنسيق & الاتصال:

• التواصل مع المهندسين، المتخصصين في الموثوقية، فرق الصيانة، والموردين الخارجيين لجمع، التحقق، وحفظ الوثائق ذات الصلة.
• توزيع الوثائق المعتمدة على أصحاب المصلحة ذوي الصلة وضمان أرشفة أو التخلص من الوثائق القديمة بشكل صحيح.
• المساعدة في إعداد التقارير، العروض التقديمية، ولوحات المعلومات المتعلقة بمقاييس موثوقية المصنع.

إدارة السجلات الرقمية & الفيزيائية:

• استخدام أنظمة إدارة الوثائق (مثل، SharePoint، SAP، Documentum) لتخزين وتتبع الملفات الإلكترونية.
• تنظيم والحفاظ على أنظمة الملفات الفيزيائية حسب الحاجة.
• ضمان وجود بروتوكولات النسخ الاحتياطي واستعادة الكوارث للوثائق الحساسة.

التحسين المستمر:

• التوصية بتحسينات لعمليات التحكم في الوثائق من أجل الكفاءة والدقة.
• تدريب أعضاء الفريق على إجراءات التحكم في الوثائق واستخدام النظام.