أخصائي التحكم في الوثائق

SSC Egypt

1. الحفاظ على إدارة جميع وثائق المشروع في الموقع وفقاً لمعايير وإجراءات القسم، بما في ذلك وليس حصراً؛ حزمة المناقصات، ملخصات تفصيل المشروع، الرسومات الإنشائية، دليل التشغيل، ملخصات التطوير، المطالبات، إلخ، لضمان سهولة الوصول واسترجاع مجموعات الوثائق الجيدة والكاملة.

2. تحديث واستلام أوراق الرسومات الإنشائية، وضمان دمج جميع المعلومات ذات الصلة و/أو التغييرات من أصحاب المصلحة المعنيين، قد تشمل ذلك تواريخ تقديم المستندات، نقاط الإنجاز الإنشائية، التعديلات التصميمية، تقديرات التكلفة، تغييرات الجدول الزمني الرئيسي، إلخ.

3. ضمان التحكم السليم في النسخ، بما في ذلك تتبع المراجعات، الحفاظ على سجلات محدثة، وأرشفة الوثائق القديمة.

4. التعاون مع فريق المشروع لتقييم جميع المتطلبات المتعلقة بالوثائق وضمان توافق الوثائق مع مواصفات المشروع وإرشادات الشركة.

5. الإبلاغ بشكل استباقي عن أي تأخيرات أو وثائق مفقودة للمدير المباشر وضمان حل أي تناقضات.

6. تجميع حزم التجميع التي سيتم إصدارها لأصحاب المصلحة المعنيين خلال الاجتماعات المتعلقة بالمشروع، والاجتماعات التمهيدية مع المقاولين، ومديري المشاريع، ومهندسي الموقع، وإغلاق المشروع. مسؤول أيضاً عن الحصول على محاضر الاجتماعات لهذه الاجتماعات للأرشفة والرجوع إليها مستقبلاً لقرارات والخطوات التالية.

7. تنسيق تدفق الوثائق بين أصحاب المصلحة المعنيين لتسهيل عمليات المراجعة والموافقة، تتبع حالة الوثائق وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية.

8. التعاون مع مختلف الأقسام لضمان وصول الوثائق وتحديثها.

9. الحفاظ على وثائق التواصل مع الموردين والموردين، بما في ذلك عينات المواد، الكتالوجات، وبيانات البيانات الفنية.

10. دعم التدقيقات الداخلية والخارجية من خلال تقديم وثائق منظمة والرد على أي استفسارات ذات صلة.

11. المساهمة في تحسين العمليات من خلال اقتراح أفكار عملية ومبتكرة، والقدرة على التكيف ودعم الأساليب الجديدة، والبقاء على اطلاع على اتجاهات الصناعة وأفضل الممارسات.

12. تنفيذ سير عمل الوثائق الآلية للتقديمات، وطلبات المعلومات، والرسومات التوضيحية، والموافقات لتقليل التعامل اليدوي ووقت التحول.

13. جمع والحفاظ على سجلات الوثائق والمتعقبين لمراقبة حالة الوثائق، والموافقات، والإجراءات المتأخرة