أخصائي إدارة المستندات

Client of Talentmate

يلعب أخصائي إدارة الوثائق (DMS) دورًا حاسمًا في تنظيم وإدارة وضمان التعامل الآمن مع كميات ضخمة من الوثائق داخل المؤسسة. هذه الوظيفة أساسية للحفاظ على الكفاءة التشغيلية والامتثال التنظيمي من خلال تطوير أنظمة وإجراءات للتحكم وإدارة الوثائق. الأخصائي مسؤول عن تنفيذ حلول تكنولوجية تمكن من التخزين الفعال واسترجاع ومشاركة الوثائق داخل الشركة. من خلال الاستفادة من خبرتهم في أنظمة إدارة الوثائق، يساعد الأخصائي في تبسيط العمليات، وتقليل التكاليف، وتحسين التعاون بين أعضاء الفريق. يجب أن يتمتع المتقدمون بانتباه قوي للتفاصيل، ومهارات تنظيمية ممتازة، وفهم شامل لبرامج إدارة الوثائق وأفضل الممارسات.

المسؤوليات

• تطوير وتنفيذ بروتوكولات إدارة الوثائق لتعزيز الكفاءة التنظيمية.
• ضمان التخزين الآمن وإمكانية الوصول إلى جميع وثائق وسجلات الشركة.
• التعاون مع قسم تكنولوجيا المعلومات لدمج أنظمة إدارة الوثائق بشكل فعال.
• تدريب الموظفين على إجراءات إدارة الوثائق واستخدام أدوات التكنولوجيا.
• إجراء تدقيقات منتظمة لضمان الامتثال لمعايير الصناعة والشركة.
• الإشراف على عملية دورة حياة الوثيقة من الإنشاء إلى الأرشفة أو التخلص منها.
• مراقبة ضوابط وصول الوثائق وتتبع وصول المستخدمين لأغراض الأمان.
• المساعدة في تخطيط استعادة الكوارث من خلال ضمان عمليات النسخ الاحتياطي والاستعادة.
• تحليل وتقديم توصيات لتحسين الممارسات الحالية لإدارة الوثائق.
• قيادة المشاريع لرقمنة السجلات الورقية وإدارة تحويل الوثائق الإلكترونية.
• التعامل مع الاستفسارات وحل المشكلات المتعلقة بإمكانية الوصول إلى الوثائق وسلامتها.
• الحفاظ على معرفة محدثة بتقنيات وإتجاهات إدارة الوثائق.

المتطلبات

• درجة البكالوريوس في إدارة المعلومات، إدارة الأعمال، أو مجال ذي صلة.
• خبرة مثبتة في إدارة أنظمة إدارة الوثائق والبرامج ذات الصلة.
• إلمام قوي بعمليات مسح الوثائق الإلكترونية والتخزين والاسترجاع.
• مهارات تنظيمية ممتازة واهتمام عالي بالتفاصيل أمران أساسيان.
• القدرة على العمل بشكل تعاوني مع فرق متعددة الوظائف وإدارة المشاريع.
• فهم قوي لمعايير الامتثال للوثائق مثل ISO أو GDPR.