مدير تحكم المستندات

Liberal Construction, LLC

دور الوظيفة: مدير التحكم في الوثائق

الوظيفة الأساسية:

يتضمن دور مدير التحكم في الوثائق عادةً الإشراف على إدارة وتنظيم الوثائق داخل المؤسسة لضمان الكفاءة والدقة والامتثال للمعايير ذات الصلة.

المهام والمسؤوليات الأساسية:

• إدارة الوثائق:
  
  • تطوير وصيانة عمليات وأنظمة التحكم في الوثائق لضمان الإدارة الفعالة للوثائق.
  • إنشاء وفرض إجراءات وسياسات التحكم في الوثائق.
  • إدارة الوظائف الإدارية المتعلقة بـ (ولكن لا تقتصر على) Procore بشكل استباقي
• أنظمة التحكم في الوثائق:
  
  • تنفيذ وإدارة برامج أو أنظمة التحكم في الوثائق لتنظيم وتتبع وتخزين الوثائق.
  • ضمان أن يكون نظام التحكم في الوثائق سهل الاستخدام ومتاحًا للموظفين المخولين.
• مراجعة الوثائق والموافقة عليها:
  
  • تنسيق مراجعة الوثائق والموافقة عليها وتوزيعها داخل المؤسسة.
  • ضمان مراجعة الوثائق والموافقة عليها من قبل الأفراد المناسبين وفقًا للإجراءات المعمول بها.
• التحكم في النسخ:
  
  • إدارة التحكم في نسخ الوثائق لضمان أن آخر التحديثات متاحة وإزالة النسخ القديمة.
  • إنشاء تقاليد تسمية وهياكل ملفات لتتبع النسخ بشكل فعال.
• ضمان الجودة:
  
  • ضمان أن الوثائق تتوافق مع معايير الجودة والمتطلبات التنظيمية وإرشادات المؤسسة.
  • إجراء تدقيقات دورية للتحقق من دقة الوثائق والامتثال.
• التدريب والامتثال:
  
  • تدريب الموظفين على عمليات وإجراءات وأفضل ممارسات التحكم في الوثائق.
  • ضمان فهم الموظفين والامتثال لسياسات التحكم في الوثائق.
• إدارة التغيير:
  
  • إدارة طلبات تغيير الوثائق والتحديثات.
  • تنفيذ عملية التحكم في التغيير لتتبع وتوثيق التعديلات على الوثائق الخاضعة للرقابة.
• إدارة السجلات:
  
  • الإشراف على صيانة والاحتفاظ بالسجلات والوثائق المؤرشفة.
  • إنشاء سياسات حفظ السجلات لتخزين الوثائق واسترجاعها والتخلص منها.
• التواصل والتعاون:
  
  • التعاون مع مختلف الأقسام لضمان توافق عمليات التحكم في الوثائق مع الأهداف التنظيمية.
  • التواصل بشأن التغييرات في إجراءات التحكم في الوثائق وتقديم الإرشادات للموظفين عند الحاجة.
• التقارير والتحليل:
  
  • إنشاء تقارير عن مقاييس التحكم في الوثائق، مثل حالة الوثائق، وتاريخ التعديلات، والامتثال.
  • تحليل بيانات إدارة الوثائق لتحديد مجالات التحسين والكفاءة.
• الامتثال والتدقيق:
  
  • ضمان التزام ممارسات التحكم في الوثائق بالمعايير الصناعية والمتطلبات التنظيمية وأفضل الممارسات.
  • الاستعداد والمشاركة في التدقيقات الداخلية والخارجية المتعلقة بإدارة الوثائق.
• التحسين المستمر:
  
  • تحديد الفرص لتحسين العمليات وتنفيذ التحسينات لتحسين كفاءة التحكم في الوثائق.
  • البقاء على اطلاع بالتقنيات والاتجاهات الناشئة في إدارة الوثائق.
  • أداء مهام إدارية أخرى كما هو محدد.

المعرفة والخبرة والمهارات الخاصة المطلوبة:

• درجة البكالوريوس في إدارة الإنشاءات، الهندسة، العمارة، إدارة الأعمال، أو مجال ذي صلة مطلوب. يُفضل خلفية تدعم تنسيق المشاريع، والعمليات الميدانية، أو تكنولوجيا البناء بشكل قوي.
• 5+ سنوات من الخبرة في وظيفة مماثلة
• فهم كيفية استخدام ACONEX أو Procore
• إتقان مجموعة Microsoft وبرامج الإدارة الأخرى
  
• القدرة على إدارة مهام متعددة بفعالية