منسق الوثائق – متخصص في أنظمة الذكاء الاصطناعي والفهرسة

Confidential Company

.لإدارة والتحكم في دورة حياة الوثائق في المنظمة باستخدام أنظمة الفهرسة المتقدمة المعتمدة على الذكاء الاصطناعي، لضمان التخزين الفعال والاسترجاع والأمان والامتثال للمعايير التنظيمية.

المسؤوليات الرئيسية

· الحفاظ على نظام التحكم في الوثائق وتحديثه لضمان الدقة والتناسق وقابلية التتبع.

· ضمان التوزيع والاسترجاع في الوقت المناسب للوثائق الخاضعة للتحكم.

· إدارة التحكم في إصدار الوثائق والتأكد من أرشفة الوثائق القديمة أو التخلص منها بشكل آمن.

· تنفيذ وصيانة أنظمة الفهرسة المعتمدة على الذكاء الاصطناعي لأتمتة تصنيف الوثائق ووضع العلامات.

· التعاون مع فرق تكنولوجيا المعلومات وعلوم البيانات لتدريب نماذج الذكاء الاصطناعي للتعرف على الوثائق واستخراج البيانات الوصفية.

· تحسين دقة الفهرسة باستمرار من خلال حلقات التغذية الراجعة وضبط النظام.

· ضمان امتثال عمليات التحكم في الوثائق للسياسات الداخلية والمعايير الخارجية (مثل ISO 9001 وISO 27001).

· إجراء تدقيقات منتظمة وفحوصات جودة على مستودعات الوثائق.

· دعم التدقيقات الداخلية والخارجية من خلال توفير الوثائق المطلوبة في الوقت المناسب.

· قيادة المبادرات الرقمية لتحويل السجلات الورقية ودمجها في النظام المعتمد على الذكاء الاصطناعي.

· تحديد الفرص لأتمتة المهام المتكررة في معالجة الوثائق باستخدام الذكاء الاصطناعي وRPA.

· دعم الانتقال إلى سير العمل بدون أوراق.

· تدريب الموظفين على إجراءات التحكم في الوثائق واستخدام أدوات الفهرسة المعتمدة على الذكاء الاصطناعي.

· تقديم الدعم الفني وحل المشكلات لأنظمة إدارة الوثائق.

· تطوير أدلة المستخدم ومواد التدريب.

· إدارة أذونات المستخدمين وحقوق الوصول لضمان سرية الوثائق وسلامتها.

· مراقبة سجلات وصول الوثائق والإشارة إلى أي أنشطة غير مصرح بها.

· إنشاء تقارير عن حالة الوثائق واتجاهات الاستخدام وأداء النظام.

· تقديم رؤى للإدارة حول كفاءة دورة حياة الوثائق والمجالات التي تحتاج إلى تحسين.

· العمل بشكل وثيق مع الأقسام لفهم احتياجاتهم في الوثائق وتخصيص الحلول وفقًا لذلك.

· أن تكون نقطة الاتصال للاستفسارات والمشكلات المتعلقة بالتحكم في الوثائق.