مراقب الوثائق

Liberal Construction, LLC

الوظيفة الأساسية:

دور مراقب الوثائق عادةً ما يتضمن الإشراف على إدارة وتنظيم الوثائق داخل منظمة لضمان الكفاءة، والدقة، والامتثال للمعايير ذات الصلة./p>

المهام والمسؤوليات الأساسية:

• إدارة الوثائق:
  
  • تطوير وصيانة عمليات وأنظمة التحكم في الوثائق لضمان الإدارة الفعالة للوثائق.
  • إنشاء وإنفاذ إجراءات وسياسات التحكم في الوثائق.
  • إدارة الوظائف الإدارية المتعلقة بـ (ولكن لا تقتصر على) Procore بشكل استباقي
• أنظمة التحكم في الوثائق:
  
  • تنفيذ وإدارة برامج أو أنظمة التحكم في الوثائق لتنظيم، وتتبع، وتخزين الوثائق.
  • ضمان أن يكون نظام التحكم في الوثائق سهل الاستخدام ومتاحة للأشخاص المخولين.
• مراجعة الوثائق والموافقة عليها:
  
  • تنسيق مراجعة الوثائق، والموافقة عليها، وتوزيعها داخل المنظمة.
  • ضمان مراجعة الوثائق والموافقة عليها من قبل الأشخاص المناسبين وفقًا للإجراءات المعتمدة.
• إدارة النسخ:
  
  • إدارة التحكم في نسخة الوثائق لضمان أن أحدث المراجعات متاحة وإزالة النسخ القديمة.
  • إنشاء تسميات وتهيئات للملفات لتتبع النسخ بشكل فعال.
• ضمان الجودة:
  
  • ضمان أن الوثائق تلبي معايير الجودة، والمتطلبات التنظيمية، وإرشادات المنظمة.
  • إجراء تدقيقات دورية للتحقق من دقة الوثائق والامتثال.
• التدريب والامتثال:
  
  • تدريب الموظفين على عمليات، وإجراءات، وأفضل ممارسات التحكم في الوثائق.
  • ضمان فهم الموظفين والامتثال لسياسات التحكم في الوثائق.
• إدارة التغيير:
  
  • إدارة طلبات تغيير الوثائق والتحديثات.
  • تنفيذ عملية للتحكم في التغيير لتتبع وتوثيق التعديلات على الوثائق الخاضعة للرقابة.
• إدارة السجلات:
  
  • الإشراف على صيانة والاحتفاظ بالسجلات والوثائق المؤرشفة.
  • إنشاء سياسات حفظ السجلات لتخزين الوثائق، واسترجاعها، والتخلص منها.
• التواصل والتعاون:
  
  • التعاون مع مختلف الأقسام لضمان توافق عمليات التحكم في الوثائق مع الأهداف التنظيمية.
  • التواصل بشأن التغييرات في إجراءات التحكم في الوثائق وتقديم الإرشادات للموظفين عند الحاجة.
• التقارير والتحليل:
  
  • إنشاء تقارير حول مقاييس التحكم في الوثائق، مثل حالة الوثائق، وتاريخ المراجعات، والامتثال.
  • تحليل بيانات إدارة الوثائق لتحديد مجالات التحسين والكفاءة.
• الامتثال والتدقيق:
  
  • ضمان أن ممارسات التحكم في الوثائق تتماشى مع معايير الصناعة، والمتطلبات التنظيمية، وأفضل الممارسات.
  • التحضير والمشاركة في التدقيقات الداخلية والخارجية المتعلقة بإدارة الوثائق.
• التحسين المستمر:
  
  • تحديد الفرص لتحسين العمليات وتنفيذ تحسينات لتحسين كفاءة التحكم في الوثائق.
  • البقاء على اطلاع بالتقنيات والاتجاهات الناشئة في إدارة الوثائق.
  • أية مهام إدارية أخرى كما هو مطلوب.