مساعد تقني للوثائق

Oman Investment Authority

السياسات والإجراءات:

أداء المهام المتعلقة بالبريد الوارد والصادر وفقًا لدليل إدارة الوثائق المعتمد (مركزية البريد) والسياسات المعمول بها داخل الشركة.

تسليم البريد الوارد إلى الأقسام المعنية في الشركة، مع الاحتفاظ بنسخ منه، وتوجيه البريد الصادر إلى الأطراف المعنية، والاحتفاظ بنسخ منه.

مساعدة الأقسام الأخرى في الشركة للحصول على نسخ من البريد الصادر والوارد.

المشاركة في إعداد ومراجعة وتحديث دليل إدارة الوثائق بالتنسيق مع الجهات المعنية.

ترتيب وتخزين وتنظيم الوصول إلى السجلات الوسيطة.

فرز السجلات الوسيطة ونقل الضروري منها إلى الجهات المعنية (مثل هيئة السجلات والأرشيف) وفقًا للدليل المعتمد من الشركة.

تقديم جميع الوثائق في الوقت المحدد وفقًا لمعايير الجودة.

متابعة وصيانة نظام المراسلات والوثائق في الشركة.

حماية الوثائق من الفقد أو التلف وإعداد نماذج الاستلام اللازمة.

الالتزام بجدول الاحتفاظ بالوثائق والسجلات، ومعرفة الأساليب والأوقات المناسبة لنقل الوثائق، والهجرة، والتدمير، وفقًا للدليل المعتمد من الشركة.

الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة وشروط اتفاقيات الشركة.

تقديم الدعم الفني لموظفي الشركة لتطبيق القواعد واللوائح المعمول بها لإدارة الوثائق.

تنفيذ أعمال إدارة الوثائق في النظام الإلكتروني المعتمد من الجهات المعنية.

الإبلاغ عن المخاطر والأحداث التي تحدث في القسم إلى المدير المباشر.

تقديم الدعم اللازم وأداء أي مهام أخرى يكلف بها المدير المباشر ضمن نطاق العمل.

التقارير:

إعداد تقارير دورية عن إنجازات القسم والتحديات التي يواجهها، وتطوير الاقتراحات لتحسينها، وتقديمها إلى المدير المباشر.