مساعد إداري مواطن إماراتي

Geosyntec Consultants

تقدم شركة Geosyntec فرصة مثيرة لمساعد إداري مواطن إماراتي لتقديم الدعم المكتبي واستقبال الزوار في مكتبنا في دبي، الإمارات العربية المتحدة. تتطلب هذه الوظيفة العمل الإداري والسكرتاري المسؤول عن طبيعة سرية ومعقدة ومتنوعة تساعد في قسم أو أقسام أو مدير الفرع. يتطلب العمل ممارسة قدر كبير من المبادرة والحكم المستقل والتقدير في التخطيط وتحديد الأولويات وتنظيم عبء العمل المتنوع.

تُعتبر Geosyntec شركة استشارية وهندسية دولية مبتكرة تخدم العملاء في القطاعين الخاص والعام لمعالجة المشاريع الجديدة والمشكلات المعقدة المتعلقة ببيئتنا والموارد الطبيعية والبنية التحتية المدنية. يعمل مهندسونا وعلماؤنا وموظفونا الفنيون والمشاريع مع عملائنا من مكاتب عبر العالم. تم تصنيفنا من قبل ENR كواحدة من أفضل شركات تصميم الهندسة البيئية، Geosyntec معروفة دوليًا بقيادتها الفنية وخبرتها الواسعة وخدمة العملاء الاستثنائية.

• تجميع وتنسيق إنتاج التقارير والأوراق الفنية والنماذج والملخصات وغيرها من الوثائق ذات التعقيد والسرية المختلفة المعدة من قبل، أو تحت إشراف مدير المكتب أو الموظفين المهنيين أو مدير الفرع.
• إعداد المواد والمعلومات وكتابة وتصميم المراسلات العامة والمذكرات والرسوم البيانية والجداول والرسوم البيانية وخطط الأعمال والتقارير والوثائق المتعلقة بالعملاء والمشاريع والمسائل المهنية. تدقيق النسخ للتأكد من الإملاء والنحو والتخطيط وإجراء التغييرات المناسبة. مسؤول عن دقة ووضوح النسخة النهائية. توقيع المراسلات حسب الحاجة.
• إنشاء سجلات وقواعد بيانات.
• أداء النشر المكتبي وتطوير العروض التقديمية المرئية للموظفين المهنيين.
• جدولة وتنظيم الأنشطة المعقدة مثل السفر واجتماعات العملاء واجتماعات الموظفين والمؤتمرات والمقابلات ومؤتمرات الفيديو وأنشطة القسم و/أو الفرع.
• الحفاظ على جدول المواعيد والتقويم ومسار السفر للموظفين المهنيين.
• تنظيم وتحديد أولويات كميات كبيرة من المعلومات والمكالمات.
• فرز وتوزيع البريد. إعداد ردود مكتوبة أو الرد عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني عند الضرورة. الاستجابة للطلبات المتكررة للمعلومات.
• التعامل مع الأسئلة الروتينية وغير الروتينية. العمل بالتعاون مع مساعدين آخرين لتغطية الهواتف.
• إنشاء وتطوير وصيانة وتحديث أنظمة الأرشفة للعميل والمشاريع والوكالات الحكومية والسرية، وكما هو مطلوب، الحفاظ على وتحديث مكتبة المجلات والمجلات المهنية.
• التفاعل مباشرة والعمل كحلقة وصل مع الأقسام الأخرى والوكالات الخارجية والعملاء والموظفين، تحت إشراف المدير والموظفين المهنيين والإدارة العليا الأخرى.
• إكمال نماذج بدء الاقتراح وبدء المشروع وفتح ملفات المشاريع.
• إجراء الأبحاث وتجميع ومعالجة التقارير الإحصائية.
• الحفاظ على نظام التقويم فيما يتعلق بالعمل الجاري وإبلاغ الموظفين المهنيين بمواعيد التسليم.
• التعامل مع الطابعة والمصور عند الحاجة.
• مراجعة الفواتير وفواتير العملاء للتأكد من الدقة.
• متابعة الميزانيات للمشاريع والحفاظ على سجلات دقيقة في تكاليف المشاريع وأنظمة إدارة المشاريع.
• قد يتم مراجعة الصحف اليومية والنشرات الإخبارية بحثًا عن الفرص التجارية أو معلومات أخرى مهمة.
• قد تشرف على الموظفين الإداريين ومهامهم بما في ذلك:
• إدارة العمليات اليومية وتدفق العمل;
• تنظيم إجراءات المكتب مثل أنظمة الأرشفة واسترجاع المعلومات وجرد اللوازم وطلبها; و
• تنظيم تشغيل معالجة الكلمات وغيرها من المعدات.
• أداء المهام الإدارية ذات الصلة ومساعدة الموظفين الإداريين الآخرين حسب الحاجة.
• قيادة المركبات الشخصية والشركة والمستأجرة إلى مواقع العملاء أو مواقع المشاريع أو مكاتب الشركة، وأماكن العمل الأخرى عند الحاجة.