مساعد توطين | العقارات الفطيم | موهبة إماراتية Al Futtaim Private Company (LLC)

يساعد المسؤول الإداري قسم الإدارة في تنسيق المهام الإدارية بفعالية، بما في ذلك إدارة البيانات، إدارة الممتلكات، وصيانة المكتب. تتضمن الوظيفة إنشاء عمليات فعالة لتتبع عقود الإيجار وضمان الامتثال لمعايير الممتلكات مع تطوير العلاقات مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين. تعتبر هذه الوظيفة محورية في دعم التشغيل السلس للمرافق والحفاظ على وثائق وتقارير شاملة. يتطلب النجاح في هذه الوظيفة نهجًا دقيقًا لإدارة الأصول، وتنسيق التجديدات، ومراقبة الإمدادات بكفاءة.

ما الذي ستقوم به:

إدارة الممتلكات

• المساعدة في إعداد الوثائق اللازمة لتجديد عقود الإيجار للمكاتب، والمعسكرات، والمستودعات، وصالات العرض وإصدار المدفوعات.

• ضمان إنشاء جميع عقود الإيجار في REFX وتتبعها بشكل صحيح.

• ضمان تصديق عقود الإيجار وفقًا لمتطلبات الإمارة.

• ضمان صيانة المباني وفقًا للمعايير المعتمدة والمساعدة في تأثيث وتجديد وتحريك المواقع.

إدارة البيانات

• ضمان تحديث جميع البيانات الإدارية باستمرار، وخالية من الأخطاء، ومدارة بشكل آمن.

• إعداد وتقديم تقارير شهرية دقيقة حول مؤشرات الأداء الإداري ومؤشرات الامتثال.

صيانة المكتب

• إدارة عقود الصيانة السنوية (AMC) للأنظمة الحيوية في المكتب بما في ذلك HVAC، وأعمال MEP، والبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات، وإدارة النفايات، ومكافحة الآفات.

• التنسيق مع الموردين ومراقبة أدائهم لضمان الكفاءة من حيث التكلفة والامتثال لشروط العقد.

الإدارة العامة

• إنشاء طلبات الشراء (PRs) لجميع الخدمات التي تديرها إدارة الموارد البشرية والإدارة والتحقق من الفواتير للدفع.

• ضمان الدفع في الوقت المناسب للمرافق والاتصالات لتجنب انقطاع الخدمة.

• الحفاظ على مستويات المخزون والسجلات لمستودعات اللوازم المكتبية واحتياجات الكافيتريا وتنسيق التجديد بناءً على اتجاهات الاستهلاك.