منسق الفعاليات واللوجستيات والحوكمة iqvia

1. إدارة الفعاليات واللوجستيات

• تخطيط ودعم تنفيذ الفعاليات والاجتماعات والأنشطة الداخلية والخارجية، بما في ذلك الميزانية، والتوثيق، والامتثال لسياسات الشراء.
• تنظيم الفعاليات مع الميزانيات، وضمان معالجة جميع اللوجستيات مثل اختيار المكان، والتموين، والنقل، والإقامة بكفاءة.
• التنسيق مع البائعين لتأمين أسعار فعالة من حيث التكلفة وضمان التسليم في الوقت المناسب للخدمات.
• إدارة تسجيل الفعاليات والحضور، بما في ذلك اللوجستيات للمؤتمرات الدولية والأنشطة المحلية المستقلة.
• التعاون مع فرق التسويق والطب لملاءمة أنشطة الفعاليات مع الأهداف الاستراتيجية.

2. الحوكمة والامتثال

• استخدام نظام IHub لإدارة إدخال البيانات في الوقت المناسب وفقًا لمتطلبات السياسة.
• إجراء فحوصات جودة ربع سنوية في IHub لضمان دقة البيانات والامتثال.
• حضور جلسات التدريب ودعم أعضاء الفريق في الاستفسارات المتعلقة بالنظام كـ مستخدم متميز.
• إدارة طلبات الشراء (PRs) وأوراق دخول الخدمة (SES) للأنشطة المعينة.
• ضمان الإنشاء والمتابعة والإغلاق في الوقت المناسب لطلبات الشراء وSES للأنشطة المخطط لها وغير المخطط لها.
• الإشراف على عمليات الاستحقاق الشهرية والسنوية، وضمان الإغلاقات في الوقت المناسب.
• ضمان معالجة المدفوعات في الوقت المحدد ووفقًا لسياسات وإرشادات الشراء.

3. التقارير وتحليل البيانات

• إنشاء تقارير مفصلة حول ميزانيات الفعاليات، وأداء البائعين، وحالات الدفع.
• تحليل البيانات لتحديد الاتجاهات، وتقييم أداء الفعاليات، وتقديم توصيات لتحسين العمليات.
• تقديم رؤى قابلة للتنفيذ لأصحاب المصلحة بناءً على بيانات الفعاليات والحوكمة.
• مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لضمان تحقيق الأهداف.

4. التوثيق والتحسين المستمر

• الحفاظ على سجلات دقيقة وملفات لجميع الفعاليات وعمليات الحوكمة وأنشطة الامتثال.
• إجراء مراجعات دورية للتفاعلات المفتوحة في IHub وضمان الإغلاق كل شهرين.
• جمع وتحليل الملاحظات من أعضاء الفريق وحضور الفعاليات لتعزيز الأنشطة المستقبلية.
• تحديد وتنفيذ تحسينات العمليات لتبسيط سير العمل في الفعاليات والحوكمة.
• التدخل لإدارة المهام والمسؤوليات في غياب أعضاء الفريق الآخرين، وضمان سير العمليات بسلاسة.

المهارات المطلوبة

• إدارة الفعاليات: القدرة على تنسيق الفعاليات المعقدة مع اهتمام كبير بالتفاصيل.
• خبرة في الأنظمة: إتقان استخدام أدوات مثل IHub وLEAN وAriba لإدخال البيانات، والحوكمة، وعمليات الشراء.
• إدارة البيانات: مهارات قوية في ضمان دقة البيانات والحفاظ على تسليمات عالية الجودة.
• التقارير والتحليلات: خبرة في إنشاء التقارير وتحليل البيانات لتحسين الأداء.
• إدارة الوقت: القدرة على التعامل مع مهام متعددة، والامتثال للمواعيد النهائية، والمتابعة على العمليات بكفاءة.
• التواصل والتعاون: مهارات قوية في التواصل الشفهي والكتابي للعمل بفعالية مع الفرق متعددة الوظائف.
• القدرة على التكيف: الاستعداد لتولي مسؤوليات إضافية وإدارة المهام في غياب أعضاء الفريق الآخرين.

الخبرة المطلوبة

• خبرة في تنسيق الفعاليات، وعمليات الحوكمة، أو دور ذي صلة.
• الإلمام بإنشاء PR، وإدارة SES، وعمليات الاستحقاق.
• خبرة في تنسيق الفعاليات الطبية أو التسويقية هي ميزة.