مساعد احداث

Talentmate

يلعب مساعد الفعاليات دورًا حاسمًا في التخطيط والتنسيق وتنفيذ الفعاليات المختلفة للمنظمات. يُكلف بالتأكد من أن كل فعالية تسير بسلاسة، سيعمل مساعد الفعاليات عن كثب مع مخططي الفعاليات، والمنسقين، والأقسام ذات الصلة لدعم تجربة فعالية سلسة. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيمية قوية، واتصالات ممتازة، والقدرة على القيام بمهام متعددة في بيئة سريعة. يجب أن يكون مساعد الفعاليات دقيقًا وقادرًا على إدارة مهام متعددة في وقت واحد مع تقديم خدمة عملاء متميزة. سيكون المرشح المثالي متحمسًا لتخطيط الفعاليات ولديه نهج استباقي تجاه حل المشكلات وابتكار الفعاليات.

المسؤوليات

• المساعدة في تنسيق وتنفيذ الفعاليات من البداية إلى النهاية.
• دعم مخططي الفعاليات في الترتيبات اللوجستية والتحضيرات للفعاليات.
• إدارة تقاويم الفعاليات والتأكد من الوفاء بجميع المواعيد النهائية في الوقت المحدد.
• التنسيق مع البائعين، والمساهمين، والشركاء لضمان نجاح الفعالية.
• إعداد وتنظيم مواد الفعالية، بما في ذلك الكتيبات، وقوائم الضيوف، والشارات.
• المساعدة في إعداد الفعالية، وإدارة الموقع، وتنظيف ما بعد الفعالية حسب الحاجة.
• التعامل مع الاستفسارات وتقديم المعلومات اللازمة للعملاء والحضور.
• الدعم في الحفاظ على الميزانيات وضمان التنفيذ الفعال من حيث التكلفة للفعاليات.
• مراقبة أنشطة الفعالية لضمان الامتثال للوائح المعمول بها.
• تقديم الدعم الإداري، بما في ذلك إدخال البيانات وإنشاء التقارير.
• المساعدة في الأنشطة التسويقية والترويجية المتعلقة بإطلاق الفعاليات.
• جمع التعليقات بعد الفعالية وتقديم رؤى لتحسينات مستقبلية.

المتطلبات

• درجة البكالوريوس في إدارة الفعاليات، أو الضيافة، أو مجال ذي صلة مفضل.
• خبرة سابقة في تخطيط الفعاليات أو دور إداري ذي صلة.
• مهارات تنظيمية استثنائية والقدرة على القيام بمهام متعددة بشكل فعال.
• مهارات اتصال قوية، سواء الكتابية أو الشفوية، ضرورية.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق تعاوني.
• إجادة استخدام مجموعة Microsoft Office وتطبيقات تخطيط الفعاليات.
• المرونة للعمل في المساء وعطلات نهاية الأسبوع حسبما تتطلب جداول الفعاليات.