تنفيذي - مساعد إداري Abu Dhabi Ports

حول وحدة المكتب الدولي

لتلبية طموحات التوسع العالمي لقيادة دولة الإمارات، أنشأت الإدارة العليا لمجموعة موانئ أبوظبي المكاتب الدولية (IO) في مارس 2022. الوظيفة الرئيسية هي إنشاء وتقييم وتطوير وتنفيذ المشاريع العالمية، بالإضافة إلى إقامة والحفاظ على العلاقات مع الجهات الحكومية والعملاء والشركاء الآخرين مما يمكّن مجموعة موانئ أبوظبي لتصبح لاعباً عالمياً حقيقياً في التجارة والخدمات اللوجستية. تركز الأنشطة التشغيلية للمكتب الدولي حالياً على أربعة مناطق جغرافية رئيسية: أفريقيا، الشرق الأوسط، شبه القارة الهندية وجنوب شرق آسيا وآسيا الوسطى.

تمتلك مجموعة موانئ أبوظبي الآن وجوداً في حوالي 40 دولة. بعض العمليات راسخة، وبعض المشاريع قيد التطوير وبعض الأسواق تفتح للتو. يركز المكتب الدولي على تطوير مشاريع تدعم المجموعات الخمس لمجموعة موانئ أبوظبي (الموانئ، البحرية والشحن، الخدمات اللوجستية، الرقمية والمناطق الاقتصادية الحرة). يعمل المكتب الدولي كحلقة وصل مركزية تربط بين هذه المجموعات الخمس، مما يجمع بينها لمشاريع تعود بالنفع على النمو العام للتجارة والصناعة في تلك المناطق.

هدف الوظيفة:

مسؤول عن دعم الرئيس في العمليات الإدارية اليومية بما في ذلك إدارة التقويم، جدولة الاجتماعات، إعداد العروض التقديمية، التعامل مع المراسلات وتسهيل التواصل بين الإدارات/الوحدات/المجموعات الأخرى في المجموعة.

من خلال النمو العضوي والشراكات، تطورت مجموعة موانئ أبوظبي على مر السنوات لتصبح ممكناً متكاملاً رائداً في التجارة، التصنيع، والتنويع الاقتصادي. تأسست بموجب مرسوم أميري وتملكها شركة ADQ، واحدة من أكبر شركات القابضة في المنطقة مع محفظة واسعة من الشركات الكبرى التي تمتد عبر القطاعات الرئيسية في اقتصاد أبوظبي المتنوع.

تلتزم مجموعة موانئ أبوظبي ببناء عروض تجارية ولوجستية متميزة. مع نمو التجارة، ننمو نحن أيضاً. اليوم، نحن شركة متكاملة عبر 5 مجموعات: الرقمية، مدن اقتصادية والمناطق الحرة، اللوجستية، البحرية، والموانئ التي تربط بين الطرق البحرية العالمية والشركاء التجاريين الدوليين.

المؤهلات التعليمية والتقنية:

• درجة البكاليوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.

مهارات اللغة:

• إتقان اللغة الإنجليزية والعربية

سنوات الخبرة:

• حد أدنى من 6-8 سنوات من الخبرة في دور مشابه

طبيعة الخبرة:

• مهارات كتابية وشفوية ممتازة.

• إجادة مجموعة Microsoft Office.

• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.

• القدرة على التعامل مع المعلومات السرية.

• دقيق ومنظم، مع القدرة على الحفاظ على سجلات مكتبية دقيقة ووثائق.

• إظهار القدرة على تحديد الأولويات وإدارة مهام متعددة في وقت واحد.

• مهارات جيدة في إدارة الوقت، التخطيط للجدول الزمني والالتزام بالمواعيد النهائية.

المسؤوليات الأساسية:

• تنفيذ المهام الإدارية مثل إدارة التقويمات، تنظيم الاجتماعات، توزيع المواد، تدوين المحاضر، ترتيب الزيارات والتعامل مع المراسلات نيابة عن الرئيس.

• ضمان سير عمل المكتب بسلاسة وكفاءة من خلال الحفاظ على المستلزمات المكتبية، إدارة المساحات المكتبية، وتنسيق أعمال الإصلاح والصيانة.

• تقديم الدعم لإدارة المشاريع لمبادرات المكتب الدولي كما هو موجه من قبل الرئيس.

• تسهيل الاتصالات بين مكتب الرئيس والإدارات الأخرى داخل نفس الوحدة وكذلك الاتصالات والمراسلات الرسمية بين مكتب الرئيس والوحدات/المجموعات الأخرى.

• كون نقطة الاتصال لجميع الاتصالات الخارجية وضمان الرد على أصحاب المصلحة بفعالية وكفاءة.

• المساعدة في تنفيذ الفعاليات المؤسسية وترتيبات اللوجستيات بما في ذلك حجوزات الغرف، إعداد الأجندة وترتيبات التموين.

• المساعدة في تطوير وتنفيذ السياسات والإجراءات الإدارية للوحدة وضمان الالتزام من جميع الإدارات.

• مراقبة ميزانية الوحدة، تتبع النفقات وإبراز أي مشكلة للنظر فيها لاحقاً.

• إجراء الأبحاث وجمع المعلومات للرئيس لدعم اتخاذ القرار وتخطيط المشاريع.

• إعداد العروض التقديمية والتقارير للرئيس تعكس الأنشطة الحالية للمكتب، الحالة والقضايا.