المساعد التنفيذي للإدارة Marriott International

ملخص الوظيفة

استقبال الأشخاص الذين يدخلون المكتب، وتحديد طبيعة وغرض الزيارة، وتوجيههم/مرافقتهم إلى الوجهة. فتح وقراءة وإعداد الردود على الرسائل الروتينية. تحديد وإرفاق الملفات المناسبة بالمراسلات الواردة التي تتطلب ردود. أخذ وتوزيع محاضر الاجتماعات على الأفراد المعنيين. التعامل مع البريد الوارد والصادر وتوزيعه. إنشاء والحفاظ على أنظمة حفظ وتنظيم الملفات الرقمية والورقية للسجلات، والتقارير، والمستندات، وما إلى ذلك. نقل المعلومات أو المستندات باستخدام الكمبيوتر، أو البريد، أو الفاكس. إعداد الرسائل، والمذكرات، والمستندات الأخرى باستخدام برامج معالجة الكلمات، أو جداول البيانات، أو قواعد البيانات، أو برامج العروض التقديمية. إدخال واسترجاع المعلومات الموجودة في قواعد البيانات باستخدام لوحة المفاتيح، أو الماوس، أو كرة التتبع لتحديث السجلات، والملفات، والحجوزات، والرد على استفسارات الضيوف. تشغيل معدات المكتب القياسية بخلاف الكمبيوتر مثل الهاتف، والآلة الكاتبة، والفاكس، وآلة النسخ، والآلة الحاسبة، والأجهزة الإلكترونية. توثيق والتواصل مع جميع طلبات/شكاوى الضيوف إلى الأفراد المعنيين.

اتّباع جميع سياسات وإجراءات الشركة، وضمان أن تكون الزي الرسمي والمظهر الشخصي نظيفين ومهنيين، والحفاظ على سرية المعلومات الملكية، وحماية أصول الشركة. تطوير والحفاظ على علاقات عمل إيجابية مع الآخرين، ودعم الفريق لتحقيق الأهداف المشتركة، والاستماع والرد بشكل مناسب على مخاوف الموظفين الآخرين. التحدث مع الآخرين بلغة واضحة ومهنية، والرد على الهواتف باستخدام آداب مناسبة. الترحيب والاعتراف بجميع الضيوف وفقًا لمعايير الشركة، وتوقع وتلبية احتياجات الخدمة للضيوف، ومساعدة الأفراد ذوي الإعاقات، وشكر الضيوف بامتنان حقيقي. نقل، رفع، حمل، دفع، سحب، ووضع أشياء تزن أقل من أو تساوي 10 أرطال دون مساعدة. أداء واجبات وظيفية معقولة أخرى حسب الطلب من المشرفين.