الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

لتقديم دعم إداري شامل وفعال لمكتب المدير التنفيذي للتنمية (CDO).

المسؤوليات:

الحفاظ على إدارة جدول مواعيد مدير مكتب CDO، وتحديد الاجتماعات والمواعيد وخطط السفر.
تنسيق ترتيبات السفر، بما في ذلك حجز الرحلات الجوية والفنادق ووسائل النقل الأرضية.
إعداد مواد الإحاطة والأجندات للاجتماعات والمؤتمرات والعروض التقديمية.
إدارة رسائل البريد الإلكتروني الواردة والصادرة، والمكالمات، والرسائل، وترشيح المعلومات وتصنيفها حسب الأولوية لمدير مكتب CDO.
صياغة وتدقيق المراسلات والتقارير والعروض التقديمية كما هو موجه.
التواصل مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، والرد على الاستفسارات وتوفير المعلومات.
الحفاظ على أنظمة الملفات الإلكترونية والورقية لمكتب CDO، وضمان الوصول الفعال إلى الوثائق.
إعداد وتحرير التقارير والعروض التقديمية وغيرها من الوثائق حسب الحاجة.
تتبع المواعيد النهائية والمتابعة على المهام المعلقة.
تنظيم وإعداد قاعات الاجتماعات والمواد لاجتماعات مكتب CDO.
تدوين محاضر دقيقة وشاملة خلال الاجتماعات.
توفير الدعم اللوجستي للمشاريع الداخلية والخارجية التي يقودها مدير مكتب CDO.
الحفاظ على سرية صارمة بشأن المعلومات الحساسة والمسائل التجارية.
ممارسة التقدير والحكم المهني عند التعامل مع أصحاب المصلحة والمعلومات السرية.
إدارة النقدية الصغيرة والميزانية الإدارية لقسم مكتب CDO.
تنسيق احتياجات اللوازم والمعدات المكتبية.
المساعدة في المشاريع والمبادرات الخاصة كما هو موكل.

المساعد التنفيذي للإدارة Rua Al Madinah Holding