مدير تنفيذي للرئيس التنفيذي

Jeel

المسؤوليات الرئيسية:

• الحفاظ على السرية وأمان البيانات وسلامتها عبر جميع الاتصالات والملفات المتعلقة بالرئيس التنفيذي.

• ضمان التزام جميع الأنشطة الإدارية بسياسات الشركة ومعايير الامتثال وبروتوكولات الحوكمة.

• إدارة جدول الرئيس التنفيذي اليومي، والمواعيد، ولوجستيات الاجتماعات (داخلية/خارجية).

• صياغة ومراجعة وتوزيع المراسلات المهنية والتقارير والعروض التقديمية.

• تنسيق السفر المحلي والدولي: برنامج الرحلة، التأشيرات، الحجوزات، تتبع النفقات.

• التعامل مع الاتصالات الحساسة مع كبار التنفيذيين في بنك الرياض، وأعضاء مجلس الإدارة، والشركاء الرئيسيين.

• ضمان تحسين وقت الرئيس التنفيذي من خلال إدارة طلبات الوصول وضمان تقديم إحاطات الاجتماع المناسبة.

• تقويم تنفيذي & الجدولة: إدارة تقويم الرئيس التنفيذي بدقة، مع التوازن بين الاجتماعات ذات الأولوية العالية، والانخراطات الاستراتيجية، ووقت التحضير اللازم.

• تنسيق الاجتماعات & المتابعة: تنظيم، وحضور (حيثما كان ذلك ضروريًا) وتوثيق الاجتماعات، وضمان تتبع الإجراءات وإكمالها.

• إدارة السفر & البروتوكول: تخطيط وتنفيذ جميع لوجستيات السفر، بما في ذلك إنشاء برنامج الرحلة، ومعالجة التأشيرات، والإقامة، وتسوية النفقات، مع الوعي ببروتوكولات كبار الشخصيات.

• دعم المجلس & القيادة: تجميع، وتحضير، ومراجعة الوثائق على مستوى المجلس، مع ضمان التوافق مع معايير الحوكمة ومواعيد التقديم.

• إدارة الاتصالات: صياغة وإدارة الاتصالات الداخلية والخارجية الحساسة نيابة عن الرئيس التنفيذي بحذر واحترافية.

• الأدوات الرقمية & الأنظمة: الاستفادة من Microsoft 365 وSharePoint وNotion لإدارة تدفق المعلومات، ومتتبعات المهام، ولوحات المعلومات للرئيس التنفيذي.

• إدارة الملفات السرية & الوثائق: الحفاظ على نظام أرشفة قوي للعقود، والمراسلات، وأوراق المجلس، والوثائق السرية.

• تحديد أوجه القصور في الممارسات الإدارية الحالية واقتراح سير العمل المبسطة لتعزيز عمليات مكتب الرئيس التنفيذي.

• طلب الملاحظات من المعنيين وتنفيذ التحسينات لتحسين الاستجابة وأوقات التحول.

• البقاء على اطلاع بأفضل الممارسات في الإدارة التنفيذية، بما في ذلك التقنيات والأدوات التي تزيد من الإنتاجية.

• توصية بتحسينات على الوثائق، وصيغ التقارير، وبروتوكولات الاتصالات من أجل الوضوح والكفاءة.

• المشاركة في مراجعات مكتب الرئيس التنفيذي وجلسات ما بعد الأحداث لتسجيل الدروس المستفادة وتطبيقها على التخطيط المستقبلي.

• أداء دور سفير الثقافة وممثل مكتب الرئيس التنفيذي في التواصل مع الموظفين والقيادة.

• دعم اللوجستيات للاجتماعات التنفيذية، وجلسات التخطيط الاستراتيجي، والاتصالات الداخلية.

• إعداد ملخصات تنفيذية أسبوعية، وحزم إعداد المجلس، وملاحظات إحاطة الأحداث.

• الالتزام بسياسات Jeel وبنك الرياض بشأن سلامة مكان العمل والاستدامة البيئية أثناء الاجتماعات التنفيذية وترتيبات السفر.

• ضمان أن البائعين والأماكن المختارة للارتباطات مع الرئيس التنفيذي تمتثل للوائح السلامة والنظافة.

• الحفاظ على ممارسات ضمان الجودة في الوثائق، والتعامل مع الملفات، والخدمات الإدارية لتلبية معايير التدقيق الداخلية والخارجية.

• المساهمة في خلق بيئة مكتبية آمنة وشاملة ومحترمة من خلال نموذج السلوك الأخلاقي والاحترافية.

• الإبلاغ فورًا عن أي مخاوف تتعلق بالسلامة، أو الحوادث، أو انتهاكات البروتوكول إلى الأقسام المعنية.

• دعم المبادرات الاستراتيجية غير الروتينية التي يقودها مكتب الرئيس التنفيذي حسب الحاجة.