Executive Administrator to CEO

Jeel

المسؤوليات الرئيسية:

• الحفاظ على السرية وأمان البيانات والنزاهة عبر جميع الاتصالات والملفات المتعلقة بالرئيس التنفيذي.

• ضمان الالتزام بجميع الأنشطة الإدارية مع سياسات الشركة ومعايير الامتثال وبروتوكولات الحوكمة.

• إدارة تقويم الرئيس التنفيذي اليومي والمواعيد ولوجستيات الاجتماعات (داخلية/خارجية).

• صياغة ومراجعة وتوزيع المراسلات المهنية والتقارير والعروض التقديمية.

• تنسيق السفر المحلي والدولي: خطط السفر، والتأشيرات، والحجوزات، وتتبع النفقات.

• التعامل مع الاتصالات الحساسة مع التنفيذيين في بنك الرياض، وأعضاء مجلس الإدارة، والشركاء الرئيسيين.

• ضمان تحسين وقت الرئيس التنفيذي من خلال إدارة طلبات الوصول وضمان الإحاطات المناسبة للاجتماعات.

• تقويم تنفيذي وجدولة: إدارة تقويم الرئيس التنفيذي بدقة، مع توازن بين الاجتماعات عالية الأولوية والمشاركات الاستراتيجية ووقت التحضير الضروري.

• تنسيق الاجتماعات والمتابعة: تنظيم وحضور (حيثما لزم الأمر) وتوثيق الاجتماعات، مع ضمان تتبع الإجراءات وإكمالها.

• إدارة السفر والبروتوكولات: تخطيط وتنفيذ جميع لوجستيات السفر، بما في ذلك إنشاء خطط السفر، ومعالجة التأشيرات، والإقامة، وموازنة النفقات، مع الوعي ببروتوكولات الشخصيات المهمة.

• دعم مجلس الإدارة والقيادة: تجميع وإعداد ومراجعة الوثائق على مستوى المجلس، مع ضمان التوافق مع معايير الحوكمة ومواعيد التسليم.

• إدارة الاتصالات: صياغة وإدارة الاتصالات الداخلية والخارجية الحساسة نيابة عن الرئيس التنفيذي بحذر واحترافية.

• الأدوات الرقمية والأنظمة: استخدام Microsoft 365 وSharePoint وNotion لإدارة تدفق المعلومات، ومتتبعات المهام، ولوحات المعلومات للرئيس التنفيذي.

• إدارة الملفات والمستندات السرية: الحفاظ على نظام ملفات قوي للعقود والمراسلات وأوراق المجلس والمستندات السرية.

• تحديد عدم الكفاءة في الممارسات الإدارية الحالية واقتراح تدفقات عمل مبسطة لتعزيز عمليات مكتب الرئيس التنفيذي.

• البحث عن تعليقات من أصحاب المصلحة وتنفيذ تحسينات لاستجابة أفضل وأوقات إنجاز أسرع.

• البقاء على اطلاع بأفضل الممارسات في الإدارة التنفيذية، بما في ذلك التقنيات والأدوات التي تزيد من الإنتاجية.

• توصية بتحسينات على الوثائق، وصيغ التقارير، وبروتوكولات الاتصال من أجل الوضوح والكفاءة.

• المشاركة في مراجعات مكتب الرئيس التنفيذي ومراجعات ما بعد الفعالية لالتقاط الدروس المستفادة وتطبيقها على التخطيط المستقبلي.

• العمل كسفير ثقافي وممثل لمكتب الرئيس التنفيذي في التفاعل مع الموظفين والقيادة.

• دعم اللوجستيات للمؤتمرات الخارجية التنفيذية، وجلسات التخطيط الاستراتيجي، والاتصالات الداخلية.

• إعداد ملخصات تنفيذية أسبوعية، وحزم إعداد المجلس، وملاحظات إحاطة الفعالية.

• الالتزام بسياسات Jeel وبنك الرياض بشأن السلامة في مكان العمل والاستدامة البيئية خلال الاجتماعات التنفيذية وترتيبات السفر.

• ضمان أن البائعين والأماكن المختارة لمشاركات الرئيس التنفيذي تتوافق مع لوائح السلامة والنظافة.

• الحفاظ على ممارسات ضمان الجودة في الوثائق، والتعامل مع الملفات، والخدمات الإدارية لتلبية معايير التدقيق الداخلية والخارجية.

• المساهمة في خلق بيئة مكتبية آمنة وشاملة ومحترمة من خلال نموذج السلوك الأخلاقي والاحترافية.

• الإبلاغ فورًا عن أي مخاوف تتعلق بالسلامة أو الحوادث أو انتهاكات البروتوكول إلى الأقسام المعنية.

• دعم المبادرات الاستراتيجية المؤقتة التي يقودها مكتب الرئيس التنفيذي حسب الحاجة.