مدير تنفيذي للرئيس التنفيذي

Jeel

المسؤوليات الرئيسية:

• الحفاظ على السرية وأمان البيانات والنزاهة عبر جميع الاتصالات والملفات المتعلقة بالرئيس التنفيذي.

• ضمان التزام جميع الأنشطة الإدارية بسياسات الشركة ومعايير الامتثال وبروتوكولات الحوكمة.

• إدارة جدول الرئيس التنفيذي اليومي، والمواعيد، ولوجستيات الاجتماعات (داخلية/خارجية).

• صياغة ومراجعة وتوزيع المراسلات والتقارير والعروض التقديمية المهنية.

• تنسيق السفر المحلي والدولي: جدول الرحلات، والتأشيرات، والحجوزات، وتتبع النفقات.

• التعامل مع الاتصالات الحساسة مع التنفيذيين في بنك الرياض، وأعضاء مجلس الإدارة، والشركاء الرئيسيين.

• ضمان تحسين وقت الرئيس التنفيذي من خلال إدارة طلبات الوصول وضمان إحاطات الاجتماعات المناسبة.

• جدولة وتنظيم الاجتماعات: إدارة تقويم الرئيس التنفيذي بدقة، مع موازنة الاجتماعات ذات الأولوية العالية، والمشاركات الإستراتيجية، ووقت التحضير الضروري.

• تنسيق الاجتماعات والمتابعة: تنظيم وحضور (عند الضرورة) وتوثيق الاجتماعات، وضمان تتبع الإجراءات وإكمالها.

• إدارة السفر والبروتوكول: التخطيط وتنفيذ جميع اللوجستيات المتعلقة بالسفر، بما في ذلك إنشاء الجداول الزمنية، ومعالجة التأشيرات، والإقامة، وتسوية النفقات، مع الوعي ببروتوكولات الشخصيات المهمة.

• دعم مجلس الإدارة والقيادة: تجميع، وتحضير، ومراجعة الوثائق على مستوى المجلس، وضمان التوافق مع معايير الحوكمة ومواعيد التقديم.

• إدارة الاتصال: صياغة وإدارة الاتصالات الداخلية والخارجية الحساسة نيابة عن الرئيس التنفيذي بحساسية ومهنية.

• الأدوات الرقمية والأنظمة: الاستفادة من Microsoft 365 وSharePoint وNotion لإدارة تدفق المعلومات، ومتتبعات المهام، ولوحات المعلومات للرئيس التنفيذي.

• إدارة الملفات والوثائق السرية: الحفاظ على نظام ملفات قوي للعقود، والمراسلات، وأوراق مجلس الإدارة، والوثائق السرية.

• تحديد أوجه القصور في الممارسات الإدارية الحالية واقتراح تدفقات عمل مبسطة لتعزيز عمليات مكتب الرئيس التنفيذي.

• السعي للحصول على ملاحظات من أصحاب المصلحة وتنفيذ تحسينات لتحقيق استجابة أفضل وأوقات استجابة أسرع.

• البقاء على اطلاع بأفضل الممارسات في الإدارة التنفيذية، بما في ذلك التقنيات والأدوات التي تزيد من الإنتاجية.

• توصية بتحسينات على الوثائق، وصيغ التقارير، وبروتوكولات الاتصال من أجل الوضوح والكفاءة.

• المشاركة في مراجعات مكتب الرئيس التنفيذي بعد الأحداث لالتقاط الدروس المستفادة وتطبيقها على التخطيط المستقبلي.

• التصرف كسفير ثقافي وممثل لمكتب الرئيس التنفيذي في التفاعل مع الموظفين والقيادة.

• دعم اللوجستيات للمناسبات التنفيذية، وجلسات التخطيط الاستراتيجي، والاتصالات الداخلية.

• إعداد ملخصات تنفيذية أسبوعية، وحزم تحضير مجلس الإدارة، وملاحظات إحاطة الأحداث.

• الالتزام بسياسات جييل وبنك الرياض بشأن سلامة مكان العمل والاستدامة البيئية أثناء الاجتماعات التنفيذية وترتيبات السفر.

• ضمان أن الموردين والأماكن المختارة لمشاركات الرئيس التنفيذي تتوافق مع لوائح السلامة والنظافة.

• الحفاظ على ممارسات ضمان الجودة في الوثائق، ومعالجة الملفات، والخدمات الإدارية لتلبية معايير التدقيق الداخلية والخارجية.

• المساهمة في خلق بيئة مكتبية آمنة وشاملة ومحترمة من خلال نموذج السلوك الأخلاقي والمهنية.

• الإبلاغ فوراً عن أي مخاوف تتعلق بالسلامة، أو حوادث، أو انتهاكات للبروتوكول إلى الأقسام المعنية.

• دعم المبادرات الاستراتيجية غير العادية التي يقودها مكتب الرئيس التنفيذي عند الحاجة.