مدير تنفيذي للرئيس التنفيذي

Jeel

المسؤوليات الرئيسية:

• الحفاظ على السرية وأمان البيانات والنزاهة عبر جميع الاتصالات والملفات المتعلقة بالرئيس التنفيذي.

• ضمان التزام جميع الأنشطة الإدارية بسياسات الشركة ومعايير الامتثال وبروتوكولات الحوكمة.

• إدارة جدول أعمال الرئيس التنفيذي اليومي والمواعيد واللوجستيات المتعلقة بالاجتماعات (داخلية/خارجية).

• صياغة ومراجعة وتوزيع المراسلات المهنية والتقارير والعروض التقديمية.

• تنسيق السفر المحلي والدولي: الجدول الزمني، والتأشيرات، والحجوزات، ومتابعة النفقات.

• التعامل مع الاتصالات الحساسة مع التنفيذيين في بنك الرياض وأعضاء مجلس الإدارة والشركاء الرئيسيين.

• ضمان تحسين وقت الرئيس التنفيذي من خلال إدارة طلبات الوصول وضمان تقديم المعلومات المناسبة للاجتماعات.

• جدولة وتقويم تنفيذي: إدارة تقويم الرئيس التنفيذي بدقة، مع موازنة الاجتماعات ذات الأولوية العالية والمشاركات الاستراتيجية ووقت التحضير اللازم.

• تنسيق الاجتماعات والمتابعة: تنظيم وحضور (عند الضرورة) وتوثيق الاجتماعات، وضمان تتبع الإجراءات وإكمالها.

• إدارة السفر والبروتوكول: تخطيط وتنفيذ جميع لوجستيات السفر، بما في ذلك إنشاء الجدول الزمني، ومعالجة التأشيرات، والإقامة، ومطابقة النفقات، مع الوعي ببروتوكولات الشخصيات المهمة.

• دعم مجلس الإدارة والقيادة: جمع وإعداد ومراجعة الوثائق على مستوى مجلس الإدارة، وضمان التوافق مع معايير الحوكمة ومواعيد التقديم.

• إدارة الاتصالات: صياغة وإدارة الاتصالات الحساسة الداخلية والخارجية نيابة عن الرئيس التنفيذي بحذر واحترافية.

• الأدوات الرقمية والأنظمة: الاستفادة من Microsoft 365 وSharePoint وNotion لإدارة تدفق المعلومات، ومتتبعات المهام، ولوحات المعلومات للرئيس التنفيذي.

• إدارة الملفات والوثائق السرية: الحفاظ على نظام ملفات قوي للعقود والمراسلات وأوراق مجلس الإدارة والوثائق السرية.

• تحديد أوجه القصور في الممارسات الإدارية الحالية واقتراح سير عمل مبسطة لتعزيز عمليات مكتب الرئيس التنفيذي.

• طلب الملاحظات من أصحاب المصلحة وتنفيذ التحسينات لتحقيق استجابة أفضل وأوقات استجابة أسرع.

• البقاء على اطلاع بأفضل الممارسات في الإدارة التنفيذية، بما في ذلك التقنيات والأدوات التي تزيد الإنتاجية.

• التوصية بتحسينات على الوثائق، وصيغ التقارير، وبروتوكولات الاتصال من أجل الوضوح والكفاءة.

• المشاركة في مراجعات مكتب الرئيس التنفيذي بعد الفعاليات لالتقاط الدروس المستفادة وتطبيقها على التخطيط المستقبلي.

• العمل كسفير ثقافي وممثل لمكتب الرئيس التنفيذي في التفاعل مع الموظفين والقيادة.

• دعم اللوجستيات للمناسبات التنفيذية، وجلسات التخطيط الاستراتيجي، والاتصالات الداخلية.

• إعداد ملخصات تنفيذية أسبوعية، وحزم تحضير مجلس الإدارة، وملاحظات إحاطة الفعاليات.

• الالتزام بسياسات جييل وبنك الرياض بشأن سلامة مكان العمل والاستدامة البيئية خلال الاجتماعات التنفيذية وترتيبات السفر.

• ضمان أن الموردين والأماكن المختارة لمشاركات الرئيس التنفيذي تلتزم بترتيبات السلامة والنظافة.

• الحفاظ على ممارسات ضمان الجودة في الوثائق، والتعامل مع الملفات، والخدمات الإدارية لتلبية معايير التدقيق الداخلية والخارجية.

• المساهمة في خلق بيئة مكتبية آمنة وشاملة ومحترمة من خلال نموذج السلوك الأخلاقي والاحترافية.

• الإبلاغ فورًا عن أي مخاوف تتعلق بالسلامة أو الحوادث أو انتهاكات البروتوكول إلى الأقسام المعنية.

• دعم المبادرات الاستراتيجية العارضة التي يقودها مكتب الرئيس التنفيذي حسب الحاجة.