مدير تنفيذي للرئيس التنفيذي

Jeel

المسؤوليات الرئيسية:

• الحفاظ على سرية وأمان البيانات وسلامتها عبر جميع الاتصالات والملفات المتعلقة بالرئيس التنفيذي.

• ضمان التزام جميع الأنشطة الإدارية بسياسات الشركة ومعايير الامتثال وبروتوكولات الحوكمة.

• إدارة جدول أعمال الرئيس التنفيذي اليومي، والمواعيد، ولوجستيات الاجتماعات (داخلية/خارجية).

• كتابة ومراجعة وتوزيع المراسلات والتقارير والعروض التقديمية المهنية.

• تنسيق السفر المحلي والدولي: مسار الرحلة، التأشيرات، الحجوزات، تتبع النفقات.

• التعامل مع الاتصالات الحساسة مع التنفيذيين في بنك الرياض، وأعضاء مجلس الإدارة، والشركاء الرئيسيين.

• ضمان تحسين وقت الرئيس التنفيذي من خلال إدارة طلبات الوصول وضمان توفير الإحاطات المناسبة للاجتماعات.

• جدولة وتقويم تنفيذي: إدارة تقويم الرئيس التنفيذي بدقة، مع تحقيق توازن بين الاجتماعات ذات الأولوية العالية، والمشاركات الاستراتيجية، ووقت التحضير اللازم.

• تنسيق الاجتماعات والمتابعة: تنظيم، حضور (حيثما لزم الأمر)، وتوثيق الاجتماعات، مع ضمان تتبع الإجراءات وإكمالها.

• إدارة السفر والبروتوكولات: التخطيط وتنفيذ جميع لوجستيات السفر، بما في ذلك إنشاء مسار الرحلة، معالجة التأشيرات، الإقامة، ومطابقة النفقات، مع الوعي بالبروتوكولات الخاصة بالشخصيات المهمة.

• دعم مجلس الإدارة والقيادة: تجميع، إعداد، ومراجعة الوثائق على مستوى المجلس، مع ضمان التوافق مع معايير الحوكمة والمواعيد النهائية للتقديم.

• إدارة الاتصالات: كتابة وإدارة الاتصالات الداخلية والخارجية الحساسة نيابة عن الرئيس التنفيذي بحذر واحترافية.

• الأدوات الرقمية والأنظمة: استخدام Microsoft 365 وSharePoint وNotion لإدارة تدفق المعلومات، ومتتبعات المهام، ولوحات المعلومات للرئيس التنفيذي.

• إدارة الملفات والوثائق السرية: الحفاظ على نظام ملفات قوي للعقود، والمراسلات، ودفاتر مجلس الإدارة، والوثائق السرية.

• تحديد عدم الكفاءة في الممارسات الإدارية الحالية واقتراح سير عمل مبسطة لتعزيز عمليات مكتب الرئيس التنفيذي.

• طلب تعليقات من أصحاب المصلحة وتنفيذ تحسينات لتحقيق استجابة أفضل وأوقات استجابة أسرع.

• البقاء على اطلاع بأفضل الممارسات في الإدارة التنفيذية، بما في ذلك التقنيات والأدوات التي تزيد من الإنتاجية.

• تقديم توصيات لتحسين الوثائق، وصيغ التقارير، وبروتوكولات الاتصالات من أجل الوضوح والكفاءة.

• المشاركة في مراجعات مكتب الرئيس التنفيذي بعد الأحداث والتقييمات لالتقاط الدروس المستفادة وتطبيقها على التخطيط المستقبلي.

• العمل كسفير ثقافي وممثل لمكتب الرئيس التنفيذي في التفاعل مع الموظفين والقيادة.

• دعم اللوجستيات للاجتماعات التنفيذية، وجلسات التخطيط الاستراتيجي، والاتصالات الداخلية.

• إعداد ملخصات تنفيذية أسبوعية، وحزم التحضير لمجلس الإدارة، وملاحظات إحاطة الفعاليات.

• الالتزام بسياسات Jeel وبنك الرياض بشأن سلامة العمل والاستدامة البيئية خلال الاجتماعات التنفيذية وترتيبات السفر.

• ضمان أن البائعين والأماكن المختارة لمشاركات الرئيس التنفيذي تتوافق مع لوائح السلامة والنظافة.

• الحفاظ على ممارسات ضمان الجودة في الوثائق، ومعالجة الملفات، والخدمات الإدارية لتلبية معايير التدقيق الداخلية والخارجية.

• المساهمة في خلق بيئة مكتبية آمنة وشاملة ومحترمة من خلال نموذج السلوك الأخلاقي والاحترافية.

• الإبلاغ الفوري عن أي مخاوف تتعلق بالسلامة، أو حوادث، أو انتهاكات للبروتوكول إلى الإدارات المعنية.

• دعم المبادرات الاستراتيجية العارضة التي يقودها مكتب الرئيس التنفيذي حسب الحاجة.