مساعد تنفيذي وشخصي

Brevan Howard

المهام/المسؤوليات الرئيسية للدور:

المسؤوليات الأساسية:

• تنسيق، جدولة وإدارة الاجتماعات سواء شخصياً أو عبر مؤتمرات الفيديو (زووم/ويبكس)
• إدارة تقويم شاملة، التعامل مع الفريق داخلياً ومع العملاء
• دعم التقويم لبقية الفريق عند الحاجة
• حجوزات المطاعم والسيارات
• توفير ترتيبات سفر شاملة للعائلة، بما في ذلك: حجز الرحلات، طلبات التأشيرات، الإقامة، النقل الأرضي، ترتيب الاجتماعات وإعداد خطط السفر إذا لزم الأمر
• تقديم الدعم لمساعدي التنفيذيين الآخرين عندما يكونون في إجازة
• تقديم النفقات
• التواصل مع الموظفين وأفراد الأسرة
• التواصل مع الأطراف الخارجية نيابة عن الأسرة
• إدارة الممتلكات: الإشراف على الصيانة والاهتمام بالممتلكات، بما في ذلك التواصل مع المقاولين وإدارة التجديدات أو الإصلاحات
• المساعدة في الواجبات الإدارية: جدولة المواعيد، فحص الرسائل الإلكترونية، الرد على المكالمات، إجراء المكالمات، وإدارة الوثائق الشخصية
• يتطلب الدور شخصاً ديناميكياً ومرناً. سيكون عليهم أن يكونوا قادرين على العمل بشكل منتج في بيئة سريعة جداً مع الكثير من التغييرات والطلبات والانقطاعات في اللحظة الأخيرة. يجب أن يكون لديهم اهتمام استثنائي بالتفاصيل وأن يشعروا بالراحة في العمل في بيئة مشغولة/عالية الضغط. يجب أن يكونوا قادرين على العمل بشكل جيد بمفردهم وداخل فريق وتحديد الأولويات بشكل فعال.

مواصفات الشخص

خبرة العمل/الخلفية:

أساسي

• مطلوب الطلاقة في الفنلندية والإنجليزية
• خبرة في إدارة المواعيد
• خبرة إدارية ذات صلة
• أدوار سابقة تدعم عدة أصحاب مصلحة رئيسيين في بيئة سريعة جداً
• موقف إيجابي، يمكن القيام به

المهارات الفنية/الأعمال والمعرفة:

أساسي

• خبرة مثبتة مع الإنترنت وبيئة مايكروسوفت أوفيس بما في ذلك وورد، باوربوينت، إكسل وأوتلوك
• مهارات تنظيم قوية، واهتمام بالتفاصيل والقدرة على التعامل مع أولويات متعددة
• أسلوب هاتف ممتاز
• منظم للغاية مع مهارات إدارة وقت ممتازة
• القدرة على إدارة جداول معقدة، وتقويمات وترتيبات سفر عبر مناطق زمنية مختلفة
• استخدام ممتاز للإنجليزية (كتابة وتحدثاً)
• القدرة على العمل تحت الضغط
• إكسل
• فهم عام للأسواق المالية والمصطلحات
• استباقية والقدرة على التفكير مسبقاً
• نزاها والقدرة على الحفاظ على الأمور دائماً سرية
• القدرة على التكيف مع جدول الأسرة وروتينها