المساعدة التنفيذية للرئيس التنفيذي

Confidential Company

هدف الوظيفة: يجب على المساعد التنفيذي تقديم دعم شامل للمديرين وتنظيم عمليات المكتب بكفاءة، مما يضمن التشغيل السلس للمنظمة، والتفاعل الفعال مع أصحاب المصلحة، وتسليم المهام الإدارية في الوقت المناسب وفقًا لمؤشرات الأداء الرئيسية للمنظمة.

المسؤوليات الرئيسية:

عمليات المكتب:

• إدارة عمليات المكتب اليومية، بما في ذلك الجدولة، والمراسلات، وضمان نظافة المكتب وتنظيمه ووجود ما يكفي من المستلزمات.
• الإشراف على وصيانة المستلزمات، والمعدات، وأنظمة تكنولوجيا المعلومات.
• تنظيم وتنسيق الفعاليات والاجتماعات الداخلية للمكتب، مع ضمان معدلات الرضا.
• الحفاظ على نظافة المكتب وتنظيمه مع الامتثال بنسبة 100% أثناء الفحص.

الدعم الإداري:

• المساعدة في إدارة المواعيد واجتماعات العملاء، مع ضمان جدولة 100% في الوقت المحدد.
• التعامل مع المكالمات الهاتفية، والبريد الإلكتروني، وغيرها من الاتصالات بطريقة مهنية وفي الوقت المناسب.
• صياغة، وتدقيق، وتحرير المراسلات والمستندات الأخرى نيابة عن المديرين التنفيذيين.
• إجراء الأبحاث وتجميع البيانات من أجل اتخاذ القرارات التنفيذية.
• المساعدة في إعداد اجتماعات مجلس الإدارة، بما في ذلك جمع المواد وتدوين المحاضر.
• إعداد وتقديم مستندات دقيقة ومحترفة. إدارة وصيانة المستندات التنفيذية وأنظمتها لسهولة الوصول والاسترجاع.
• أداء المهام الإدارية الإضافية، حسب متطلبات المديرين.

علاقات العملاء وأصحاب المصلحة

• المساعدة في استفسارات العملاء، وضمان حصولهم على معلومات دقيقة وفي الوقت المناسب حول العقارات، والخدمات، والعمليات. إدارة الرد على جميع الاستفسارات مع وقت استجابة في غضون يوم عمل واحد.
• الحفاظ على قاعدة بيانات محدثة من العملاء، والموردين، والضيوف مع حد أقصى من 2 جهات اتصال نشطة مفقودة.

الإدارة المالية وإدارة الوثائق:

• الإشراف على إدارة السجلات المالية، بما في ذلك الفواتير، والمدفوعات، والميزانية لنفقات المكتب.
• إعداد وتقديم سجلات النفقات والمدفوعات الكاملة على أساس شهري، وتحقيق معدل تقديم بنسبة 100%.
• الحفاظ على السرية والامتثال لمعايير الصناعة المتعلقة بمواثيق العملاء والمعاملات.
• الحفاظ على أنظمة الأرشفة المناسبة والوثائق المتعلقة بمعاملات العقارات، والإيجارات، والعقود.
• ضمان تقديم جميع الوثائق الداخلية في الوقت المحدد.

الدعم التنفيذي والامتثال

• تتبع وإغلاق المهام التنفيذية مع هدف تحقيق 95% من الإنجاز في الوقت المحدد.
• مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية من خلال Clear point وتقديم تقارير منتظمة للرئيس التنفيذي.
• إعداد تقارير متابعة أسبوعية وشهرية مع 100% من التوقيت عبر ClearPoint.
• متابعة مع رؤساء الأقسام (HODs) باستخدام Planner، مع اتصال واحد على الأقل لكل مهمة في الأسبوع.
• إعداد محاضر دقيقة للاجتماعات، بما في ذلك المهام، والتلخيصات، والإجراءات، والمواعيد النهائية، لتحقيق امتثال بنسبة 100%.
• تنسيق ترتيبات السفر والإقامة بدقة 100%.

المؤهلات والشهادات: درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، المحاسبة، الاقتصاد، أو أي مجال ذي صلة مفضل.

خبرة العمل

حد أدنى 5+ سنوات من الخبرة في إدارة المكتب، والدعم الإداري، أو مجال ذي صلة (يفضل في العقارات).

• قدرات تنظيمية قوية ومتعددة المهام.
• مهارات كتابة وتواصل شفهية ممتازة.
• إجادة في مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint) وبرامج إدارة العقارات.
• معرفة بأنظمة إدارة العملاء، وإدارة الوثائق، وأدوات الجدولة.
• الاهتمام بالتفاصيل مع شعور قوي بالمسؤولية.
• القدرة على إدارة أولويات متعددة في بيئة سريعة الخطى.
• مهارات حل المشكلات والقدرة على التفكير النقدي والاستقلالية.

مهارات اللغة

إجادة اللغة الإنجليزية والعربية

يفضل أن يكون المرشحون الناطقون بالعربية.