مساعد تنفيذي وضابط إداري

TES FE News

نظرة عامة على الوظيفة

المسمى الوظيفي: مساعد تنفيذي & موظف إداري

هدف الوظيفة

سيكون للمساعد التنفيذي مجموعة واسعة من المسؤوليات التي تتراوح بين دعم فريق القيادة العليا، إلى دعم العمليات اليومية لفريق قيادة المدرسة الأكبر. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيمية استثنائية، والانتباه للتفاصيل، والقدرة على تعدد المهام وتحديد أولويات المهام بكفاءة.

• وضع وصيانة أنظمة المكتب، بما في ذلك إدارة البيانات والأرشفة;
• تدوين الملاحظات في الاجتماعات أو تقديم المساعدة العامة أثناء العروض التقديمية.
• فحص المكالمات الهاتفية، والاستفسارات والطلبات، والتعامل معها عند الاقتضاء;
• الالتقاء والترحيب بالزوار على جميع مستويات الأقدمية.
• تنظيم وصيانة المواعيد وتحديد المواعيد.
• التعامل مع البريد الإلكتروني الوارد، والفاكسات والبريد، وغالباً ما يتم المراسلة نيابة عن فريق القيادة العليا.
• تنظيم وحضور الاجتماعات وتدوين الملاحظات؛ - تنظيم وتيسير الاجتماعات، وورش العمل، والفعاليات التي تشمل فريق القيادة بالمدارس الثانوية، وضمان الأرشفة الدقيقة وتوزيع محاضر الاجتماعات.
• تحديد وإعداد وتجميع المواد اللازمة لضمان حصول فريق القيادة العليا على المعلومات المناسبة للاجتماعات، والتقارير، والعروض التقديمية، والمشاريع الخاصة.
• مسؤول عن تنظيم وصيانة مواعيد فريق القيادة العليا، وإدارة البريد الإلكتروني، والاتصالات المدرسية، وتوزيع المحاضر، وتنظيم الفعاليات المدرسية، ومجموعة من المسؤوليات الإدارية الأخرى حسب الحاجة.
• ضمان الحفاظ على السجلات اللازمة التي يمكن أن تقدم معلومات دقيقة ومحدثة وسهلة الوصول
• تقديم دعم التنسيق لفريق الإدارة العليا والموظفين الأكاديميين
• المساعدة في إدارة الميزانية والمحافظة على السجلات المالية، وتتبع النفقات، ومطابقة الحسابات، ومعالجة أوامر الشراء حسب الحاجة.
• امتلاك وتحسين العمليات الحالية التي تدعم فريق قيادة المدرسة؛ و
• دعم أعضاء فريق القيادة العليا بمشاريع متنوعة حسب الحاجة.
  
  

مواصفات الوظيفة

سوف نكون متحمسين لسماع منك إذا كنت

• خريج في أي تخصص، ويفضل إدارة الأعمال مع الحد الأدنى من 5 سنوات من الخبرة الإدارية المهنية تعمل بفعالية في بيئة ديناميكية وعبر وظائف متعددة.
• تفضل الخبرة في مدرسة أو قطاع التعليم في الإمارات العربية المتحدة ولكنها ليست ضرورية.
• متواصل ممتاز، كتابياً وشفهياً، ولديه خبرة في بناء علاقات بين الأشخاص مع جماهير متنوعة.
• القدرة على التواصل بفعالية المعلومات والأفكار بشكل كتابي وشفهي، وبناء والحفاظ على العلاقات.
• فهم تقني جيد ويجب أن يكون قادرًا على فهم واستخدام برامج وأدوات متنوعة
• القدرة على العمل بفعالية في بيئة فريق متعددة الوظائف.
• القدرة على إدارة وتحديد أولويات مشاريع متعددة ومهام في نفس الوقت.
• خبرة في كتابة المراسلات التجارية
• مهارات الكمبيوتر القوية مع إظهار الكفاءة في Word وExcel وPowerPoint وما إلى ذلك.
• القدرة على اتخاذ المبادرة لإدارة تدفق العمل والأولويات
• مهارات تنظيم ممتازة وقدرة على تعدد المهام
• مهارات بين شخصية ممتازة مع القدرة على العمل بفعالية مع جميع مستويات الموظفين والإدارة
• حكم سليم والقدرة على الحفاظ على السرية.
• هذا عقد محلي بدون مزايا.