مساعد تنفيذي للمديرين التنفيذيين Kempinski Hotel

تقدم هذه الوظيفة دعمًا إداريًا واستراتيجيًا عالي المستوى للمديرين التنفيذيين، مما يعمل كشريك موثوق، وموصل بين المكتب التنفيذي والمساهمين الداخليين/الخارجيين. تتطلب هذه الوظيفة لباقًة استثنائية، ومرونة تنظيمية، والقدرة على توقع الاحتياجات، وإدارة الأولويات المعقدة، وضمان التنفيذ السلس للعمليات التنفيذية.

• إدارة جداول زمنية معقدة عبر مناطق زمنية متعددة، وتنسيق الاجتماعات والمواعيد بكفاءة.
• إعداد وتنسيق المراسلات، والعروض التقديمية، والتقارير بدقة واحترافية.
• التعامل مع اللوجستيات الشاملة للسفر، بما في ذلك الرحلات الجوية، والإقامة، والتأشيرات، والجداول الزمنية التفصيلية.
• إدارة تقارير النفقات، وتتبع الميزانية، وتدفقات العمل الإدارية العامة.
• تنسيق وإعداد الوثائق لمطالبات التأمين.
• دعم عمليات الإبلاغ الضريبي، بما في ذلك جمع البيانات، وتنظيم الوثائق، والتنسيق.
• الحفاظ على أنظمة ملفات منظمة، وقواعد بيانات، وأدوات تتبع لسهولة الوصول والمتابعة.
• تنسيق ودعم الاجتماعات، والفعاليات، والمؤتمرات الداخلية والخارجية.
• الإشراف على لوجستيات الاجتماعات؛ حجز الغرف، وإعداد المواد، وضمان سير جميع الترتيبات بسلاسة.
• إدارة جميع الاتصالات الواردة والصادرة، والبريد، وخدمات البريد السريع.
• إعداد وتحديث عروض PowerPoint، وتقارير Excel، وغيرها من الوثائق التجارية.
• مساعدة المديرين التنفيذيين في جدول أعمال اللجنة التنفيذية، ومحاضر الاجتماعات، وتوزيع المواد.
• دعم التنفيذيين والزوار والشركاء في ترتيبات السفر، والفندق، والنقل.
• تقديم الدعم المكتبي، بما في ذلك الحفاظ على مستلزمات المطبخ، وطلب مستلزمات القرطاسية، وضمان بيئة مكتبية مرتبة وترحيبية.