مساعد تنفيذي & ضابط إدارة المعلومات

International Committee of Red Cross

مساعد تنفيذي & ضابط إدارة المعلومات لديه المسؤوليات الوظيفية التالية:

• يضمن تدفقات المعلومات تكون متماسكة وفعالة، وأن السياسات والإجراءات المؤسسية محدثة ومطبقة، وأن المستخدمين يتلقون التوجيه والتدريب بشكل صحيح.
• يدير ويراقب أدوات التعاون وقواعد البيانات، بما في ذلك إدارة الوصول.
• مساعد تنفيذي لإدارة الوفود، بما في ذلك فرز، وتحديد الأولويات، والمتابعة على الطلبات، المكالمات والمراسلات؛ يدير المواعيد بشكل مستقل وينظم الاجتماعات والأحداث الداخلية والخارجية.
• يبدأ، ويكتب، ويحرر وينهي المراسلات، والعروض التقديمية وغيرها من الوثائق بشكل مستقل.
• يضمن أن الموظفين يتلقون التوجيه و/أو التدريب على إدارة المعلومات، والبروتوكولات المكتوبة والمراسلات، والقواعد المتعلقة بالتوقيعات وحماية واستخدام وتخزين لوازم المكتب، وإدارة السجلات، والأرشفة، وأدوات إدارة المعلومات؛ يضمن التزام الموظفين بالقواعد والإجراءات ذات الصلة.
• ينظم، ويستقبل أو يشرف على استقبال زوار الإدارة ويساعد في تنظيم الأحداث التي يجب احترام البروتوكول فيها، بما في ذلك زيارات المانحين والشخصيات الكبرى الأخرى.
• ينظم، ويشرف، ويدير ويراقب استخدام وتحديث مجموعة من أدوات التعاون وقواعد البيانات بما يتماشى مع إطار عمل أمن المعلومات.
• يعمل كمدير وصول بالتنسيق مع الزملاء في فريق إدارة المعلومات.
• يساهم في تحديد أهداف وأولويات إدارة المعلومات في الوفد بما يتماشى مع أولويات الوفد وخارطة طريق إدارة المعلومات الإقليمية.
• يعمل كوكيل للتغيير، مما يضمن أن المستخدمين يفهمون ويتقبلون الحاجة إلى مشاريع وأدوات جديدة تتعلق بإدارة المعلومات.
• يدير مساعدين اثنين & ضابط إدارة المعلومات ومساعد إداري واحد.