مساعد تنفيذي First Abu Dhabi Bank FAB

هدف الوظيفة:

توفير الدعم السكرتاري والإداري الكامل لنائب الرئيس الأول من أجل تسهيل العمليات الفعالة والسلسة مع الحفاظ على السرية في جميع الأوقات ووفقًا للسياسات والإجراءات التنظيمية.

المسؤوليات الرئيسية:

• تقديم خدمة سكرتارية وإدارية كاملة لنائب الرئيس الأول لتسهيل سير العمل السلس في العمليات الخاصة بالقسم / وحدة الأعمال والسماح له / لها بالتركيز على الأنشطة الرئيسية.
• مراقبة إجراءات السرية وتسجيل وتتبع الوثائق المسؤولة لضمان الأمن والتحكم.
• توفير خدمة إدارة الوقت / الجدول الزمني لنائب الرئيس الأول لضمان قدرته على حضور جميع الاجتماعات الرئيسية في الأوقات المحددة مع جميع الوثائق ذات الصلة اللازمة للاجتماع لتسهيل تحقيق أهداف العمل.
• تنظيم الاجتماعات التي يدعو إليها نائب الرئيس الأول. إعداد مواضيع جدول الأعمال وإعداد محاضر الاجتماعات حسب الحاجة.
• تقديم مساعدة شخصية فعالة ودعم المراسلات لنائب الرئيس الأول، وتوجيه المراسلات حسب الضرورة واتخاذ المبادرة في صياغة الردود، عند الاقتضاء، لضمان التعامل مع جميع الاتصالات بشكل مناسب.
• العمل كنقطة الاتصال الأولى للأطراف الداخلية والخارجية الذين يرغبون في الاتصال أو الاجتماع بنائب الرئيس الأول وتصنيف الطلبات لضمان تحديد الأولويات بشكل فعال لتسهيل متطلبات العمل كما هو موجه من نائب الرئيس الأول.
• إعداد وتجميع الأوراق / الوثائق، بما في ذلك التقارير المتعلقة بالمشاريع والأقسام، والعروض التقديمية والوثائق، مع ضمان اكتمالها وإعدادها في الوقت المناسب للاجتماعات والمناقشات.
• تنسيق جميع الترتيبات للوفود الزائرة مع ضمان توفر جميع الخدمات اللوجستية المطلوبة، والتأشيرات، وما إلى ذلك، لتحقيق رضا العملاء.
• تصفية والرد على المكالمات الواردة لنائب الرئيس الأول واتخاذ الإجراءات المناسبة للتعامل مع الموقف. إجراء مكالمات هاتفية روتينية لمتابعة الإجراءات نيابة عن نائب الرئيس الأول كما هو موضح وحسب الإجراءات.
• مساعدة نائب الرئيس الأول في إعداد أنشطة / مبادرات العلاقات العامة. المشاركة / أخذ زمام المبادرة في تنظيم وتنسيق الفعاليات العامة والخاصة وضمان الالتزام بقيم العلامة التجارية والإرشادات المؤسسية.
• مراجعة وتطوير وتحسين عمليات وأنظمة سير العمل الحالية المتعلقة بالإدارة المكتبية لتمكين سير العمل بسلاسة في الامتثال للإرشادات المؤسسية.
• أداء واجبات مشابهة أو ذات صلة حسب الحاجة أو التي يكلف بها المدير المباشر.

المؤهلات الدنيا:

• درجة البكاليوس