مساعد تنفيذي First Abu Dhabi Bank FAB

غرض الوظيفة:

توفير الدعم الكامل السكرتاري والإداري لنائب الرئيس الأول من أجل تسهيل العمليات بشكل فعال وسلس مع الحفاظ على السرية في جميع الأوقات ووفقًا للسياسات والإجراءات التنظيمية.

المسؤوليات الرئيسية:

• توفير خدمة سكرتارية وإدارية كاملة لنائب الرئيس الأول لتسهيل سير عمل القسم / وحدة الأعمال والسماح له / لها بالتركيز على الأنشطة الرئيسية.
• مراقبة إجراءات السرية وتسجيل وتتبع الوثائق القابلة للمسؤولية لضمان الأمان والرقابة.
• تقديم خدمة إدارة الوقت / اليوميات لنائب الرئيس الأول لضمان قدرته على حضور جميع الاجتماعات الرئيسية في الأوقات المحددة مع جميع الوثائق ذات الصلة اللازمة للاجتماع لتسهيل تحقيق أهداف العمل.
• تنظيم الاجتماعات التي يدعو إليها نائب الرئيس الأول. صياغة مواضيع الجدول الزمني وتحضير محاضر الاجتماعات حسب الحاجة.
• تقديم مساعدة شخصية فعالة ودعم مراسلات لنائب الرئيس الأول، وتوجيه المراسلات حسب الحاجة واتخاذ المبادرة في صياغة الردود، عند الاقتضاء، لضمان التعامل مع جميع الاتصالات بشكل مناسب.
• أن تكون نقطة الاتصال الأولى لكل من الأطراف الداخلية والخارجية الذين يرغبون في الاتصال أو لقاء نائب الرئيس الأول وتصنيف الطلبات لضمان تحديد الأولويات بشكل فعال لتسهيل متطلبات العمل كما هو موجه من قبل نائب الرئيس الأول.
• تحضير وتجميع الأوراق / الوثائق، بما في ذلك التقارير والمستندات المتعلقة بالمشاريع والأقسام، مع ضمان اكتمالها وتحضيرها في الوقت المناسب للاجتماعات والمناقشات.
• تنسيق جميع الترتيبات للوفود الزائرة لضمان توفر جميع الخدمات اللوجستية المطلوبة في الوقت المناسب، التأشيرات، إلخ، لتحقيق رضا العملاء.
• تصفية والرد على المكالمات الواردة لنائب الرئيس الأول واتخاذ الإجراءات المناسبة للتعامل مع الوضع. إجراء مكالمات هاتفية روتينية لمتابعة الإجراءات نيابة عن نائب الرئيس الأول كما هو موجه وحسب الإجراءات.
• مساعدة نائب الرئيس الأول في إعداد الأنشطة / المبادرات للعلاقات العامة. المشاركة / القيادة في تنظيم وتنسيق الفعاليات العامة والخاصة وضمان الالتزام بقيم العلامة التجارية المؤسسية والإرشادات.
• مراجعة وتطوير وتحسين العمليات والأنظمة المعمول بها المتعلقة بإدارة المكاتب لتمكين سير العمل بسلاسة في الامتثال للإرشادات المؤسسية.
• أداء واجبات أخرى مشابهة أو ذات صلة حسب الحاجة أو كما هو موكل من قبل المدير المباشر.

المؤهلات الأدنى:

• درجة البكالوريوس