مساعد تنفيذي First Abu Dhabi Bank FAB

المسؤوليات الرئيسية:

• تقديم خدمة سكرتارية وإدارية كاملة للمدير الممثل الرئيسي لتسهيل سير العمل السلس لعمليات القسم / وحدة الأعمال والسماح له / لها بالتركيز على الأنشطة الرئيسية.
• مراعاة إجراءات السرية وتسجيل وتتبع الوثائق المسؤولة لضمان الأمن والرقابة.
• توفير إدارة الوقت / خدمة الجدول الزمني للمدير الممثل الرئيسي لضمان قدرتهم على حضور جميع الاجتماعات الهامة في الأوقات المحددة مع جميع الوثائق ذات الصلة المطلوبة للاجتماع لتسهيل تحقيق الأهداف التجارية.
• إدارة التقويم وتنظيم الاجتماعات التي دعا إليها المدير الممثل الرئيسي. صياغة مواضيع جدول الأعمال وإعداد محاضر الاجتماعات حسب الحاجة.
• تقديم مساعدة شخصية فعالة ودعم المراسلات للمدير الممثل الرئيسي، وتوجيه المراسلات حسب الضرورة واتخاذ المبادرة في صياغة الردود، عند الاقتضاء، لضمان التعامل مع جميع الاتصالات بشكل مناسب.
• العمل كنقطة الاتصال الأولى للأطراف الداخلية والخارجية التي ترغب في التواصل أو الاجتماع مع المدير الممثل الرئيسي وتصنيف الطلبات لضمان تحديد الأولويات بشكل فعال لتلبية متطلبات العمل كما هو موجه من قبل المدير الممثل الرئيسي.
• إعداد وتجميع الأوراق / الوثائق، بما في ذلك تقارير المشاريع والأقسام ذات الصلة، والأبحاث، والعروض التقديمية والمستندات، مع ضمان اكتمالها وإعدادها في الوقت المناسب للاجتماعات والمناقشات.
• تنسيق جميع الترتيبات للوفود الزائرة مع ضمان توافر جميع الخدمات اللوجستية المطلوبة، والتأشيرات، إلخ، لتحقيق رضا العملاء.
• تصفية والرد على المكالمات الواردة للمدير الممثل الرئيسي واتخاذ الإجراءات المناسبة للتعامل مع الحالة. إجراء مكالمات هاتفية روتينية لمتابعة الإجراءات نيابة عن المدير الممثل الرئيسي كما هو موضح وحسب الإجراءات.
• مساعدة المدير الممثل الرئيسي في إعداد الأنشطة / المبادرات الخاصة بالعلاقات العامة. المشاركة / القيادة في تنظيم وتنسيق الفعاليات العامة والخاصة مع ضمان الالتزام بقيم وإرشادات العلامة التجارية للشركة.
• مراجعة وتطوير وتحسين العمليات والأنظمة المعمول بها المتعلقة بإدارة المكتب لتمكين التشغيل السلس للمكتب بما يتماشى مع الإرشادات المؤسسية.
• إدارة موارد الفرع، واللوازم، والمعدات.
• العمل كحلقة وصل مع وظيفة الموارد البشرية للمجموعة عند الحاجة.
• إدارة سجلات وموارد الموظفين السرية.
• دعم عمليات التوظيف، والتوجيه، والاستقالة.
• الحفاظ على سجلات محدثة لقانون العمل المحلي والإشراف على الامتثال التنظيمي.
• تعزيز رؤية المدير الممثل الرئيسي داخل مجتمع الأعمال من خلال الإدارة الاستباقية للمنصات الاجتماعية، وصياغة منشورات وسائل التواصل الاجتماعي، والتواصل مع إدارة الاتصال والعلاقات الخارجية للمجموعة.
• تطوير وتنفيذ استراتيجيات لزيادة المشاركة والشبكات، بما في ذلك إنشاء المحتوى، والترويج، والتفاعل مع مجتمع صناعة البنوك وكذلك كبار المسؤولين الحكوميين وقادة الأعمال.
• أداء واجبات أخرى مماثلة أو ذات صلة حسب الحاجة أو كما هو موكل من قبل المدير المباشر.