مساعد تنفيذي Higher Colleges of Technology

المسؤوليات :

• كون نقطة الاتصال الرئيسية بين المدير المباشر والأطراف المعنية الداخلية أو الخارجية لطلبات المعلومات.
• إدارة المكالمات من خلال ربط المدير المباشر بالمتصلين المطلوبين والعكس صحيح.
• تنظيم الاجتماعات بالتنسيق مع الأطراف المعنية لضمان تخطيط الاجتماعات بشكل صحيح وتجنب الجداول المتضاربة والمتداخلة؛ ضمان الإدارة الفعّالة لجدول المواعيد وجدول الاجتماعات، بما في ذلك التوقيت، وتحديد الأولويات، وإعداد الأجندة.
• إعداد التقارير، والمذكرات، والتعاميم، والمراسلات الأخرى حسب الحاجة.
• ترجمة الوثائق من العربية إلى الإنجليزية والعكس للحفاظ على محتوى الرسالة، والسياق، والأسلوب قدر الإمكان.
• التعامل مع معالجة المعلومات، والتصنيف، والأرشفة، والاسترجاع؛ ضمان دقة، واكتمال، وتوقيت، وسلامة، وسرية الوثائق.
• مراقبة مستلزمات المكتب؛ التنسيق مع إدارة المرافق أو الشراء والعقود إذا لزم الأمر.
• إدارة خدمات السفر والإقامة للمدير المباشر.