مساعد تنفيذي Higher Colleges of Technology

المسؤوليات :

• تكون نقطة الاتصال الرئيسية بين المدير المباشر وأصحاب المصلحة الداخليين أو الخارجيين لطلبات المعلومات.
• إدارة المكالمات من خلال ربط المدير المباشر بالمتصلين المطلوبين والعكس بالعكس.
• تنظيم الاجتماعات بالتعاون مع الأطراف المعنية لضمان تخطيط الاجتماعات بشكل صحيح وتجنب الجداول الزمنية المتعارضة والمتداخلة؛ ضمان إدارة فعالة لمفكرة المواعيد وجدول الاجتماعات، بما في ذلك التوقيت، وتحديد الأولويات، وإعداد الأجندة.
• إعداد التقارير والمذكرات والتعميمات والمراسلات الأخرى حسب الحاجة.
• ترجمة الوثائق من العربية إلى الإنجليزية والعكس للحفاظ على محتوى الرسالة وسياقها وأسلوبها قدر الإمكان.
• التعامل مع معالجة المعلومات، والتخزين، والأرشفة، والاسترجاع؛ ضمان الدقة، والكمال، والسرعة، والنزاهة، وسرية الوثائق.
• مراقبة مستلزمات المكتب؛ التنسيق مع إدارة المرافق أو المشتريات والعقود إذا لزم الأمر.
• إدارة خدمات السفر والإقامة للمدير المباشر.