مساعد تنفيذي Higher Colleges of Technology

المسؤوليات الرئيسية

• كن نقطة الاتصال الرئيسية بين المدير المباشر والمساهمين الداخليين أو الخارجيين لطلبات المعلومات.
• إدارة المكالمات من خلال ربط المدير المباشر بالمكالمات المطلوبة والعكس بالعكس.
• تنظيم الاجتماعات بالتنسيق مع الأطراف المعنية لضمان تخطيط الاجتماعات بشكل صحيح وتجنب الجداول المتعارضة والمتداخلة؛ ضمان الإدارة الفعالة لمذكرات المواعيد وجدول الاجتماعات، بما في ذلك التوقيت، وتحديد الأولويات، وإعداد جدول الأعمال.
• إعداد التقارير والمذكرات والتعاميم والمراسلات الأخرى حسب الحاجة.
• ترجمة الوثائق من العربية إلى الإنجليزية والعكس للحفاظ على محتوى الرسالة وسياقها وأسلوبها قدر الإمكان.
• التعامل مع معالجة المعلومات، والتخزين، والأرشفة، والاسترجاع؛ ضمان دقة الوثائق وكمالها وتوقيتها وسلامتها وسرية المعلومات.
• مراقبة مستلزمات المكتب؛ التنسيق مع إدارة المرافق أو المشتريات والعقود إذا لزم الأمر.
• إدارة خدمات السفر والإقامة للمدير المباشر.