الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

نظرة عامة على الوظيفة:

توفير دعم إداري على مستوى تنفيذي ثنائي اللغة (إنجليزي/عربي) لعدد من 1-3 مستشارين بمستوى شريك.

المسؤوليات الرئيسية:

تطوير الأعمال:

بناء علاقات مع العملاء ومساعدي العملاء

فهم الأهداف والأغراض التجارية لكل شريك مدعوم والمساعدة في دفعها للأمام بشكل استباقي

قيادة الدعم الإداري للعروض المقدمة/ردود العطاءات

الحفاظ على تحديث قائمة جهات الاتصال والأنشطة التجارية الحالية في قاعدة بيانات إدارة علاقات العملاء

تتبع والحفاظ على نشاط المبيعات/خط الأنابيب مع كل شريك

رصد بشكل استباقي العملاء الذين لم يتم الاتصال بهم و/أو الذين يحتاجون إلى متابعة

تنفيذ المكالمات التتابعية المطلوبة للرسائل البريدية للعملاء

مساعدة قسم التسويق في تنسيق الرسائل المخصصة

إعداد الرسائل، المقترحات والمستندات الأخرى باستخدام أنماط تنسيق أوليفر وايمان

تنسيق الجداول:

الحفاظ على جداول لشركاء، جدولة الاجتماعات الداخلية والخارجية، التواصل مع العملاء وموظفي البنية التحتية عند الاقتضاء

رصد بشكل استباقي الفرص لإضافة الاجتماعات الداخلية والخارجية؛ المقابلات، اجتماعات الموظفين، المتابعة

المساعدة في الجدولة لمشاريع معقدة كما هو مطلوب من قبل الشريك و/أو فريق المشروع

ترتيب السفر:

تنسيق السفر والإقامة، حجز السيارات، تذاكر السكك الحديدية، إلخ.

التنسيق مع قسم التنقل والموارد البشرية للحصول على التأشيرات/تصاريح العمل اللازمة

تطوير فهم لتفضيلات جدولة السفر للشريك

تنسيق السفر بكفاءة من خلال تجميع اجتماعات العملاء حيثما كان ذلك ممكنًا (أنت في باريس لرؤية شركة XYZ، هل يجب أن أحاول ترتيب اجتماع مع شركة X لأننا لم نتحدث معهم منذ ثلاثة أشهر)

الإدارة اليومية:

إدارة المستندات ونتائج المشروع عند الطلب

إخطار توظيف ومساعدي الممارسات بخصوص التمديدات/إعادة التفاوض

إدارة تخزين أو التخلص من معلومات العملاء السرية

التصرف كنقطة اتصال مركزية لجميع احتياجات الشريك الإدارية المعينة، والتواصل مع الأقسام الداعمة الأخرى حسب الحاجة

تقرير الساعات والنفقات:

إعداد جداول زمنية شهرية لكل شريك معين

إعداد جميع تقارير النفقات و/أو تفويضها لمساعد فريق عند الضرورة

طلب أوامر الشراء حسب الحاجة للفرق المعنية بالمشاريع

دعم الفريق:

توفير تغطية لمساعدي التنفيذ الذين هم خارج المكتب لضمان دعم سلس للمديرين/الشركاء

توفير تغطية قصيرة الأجل للمديرين/الشركاء الذين قد يكونون في منتصف انتقال تكليف مساعد أو الذين هم جدد في الشركة

توفير التدريب والدعم لمساعدي التنفيذ الجدد

المشاركة في اجتماعات الفريق والمشاريع مع التركيز على تحسين العمليات والأداء العام لفريق المساعدين

الخبرة المطلوبة:

خبرة لا تقل عن ثلاث سنوات في العمل في دور مشابه.

الخبرة في الخدمات المالية، الاستشارات الإدارية و/أو بيئة الخدمات المهنية تعتبر ميزة

مساعد تنفيذي
Marsh & McLennan Companies, Inc.

الأشخاص الذين يبحثون على وظائف Executive Assistant الوظائف التي تم البحث عنها

مساعد تنفيذي Marsh & McLennan Companies, Inc.

الأشخاص الذين يبحثون على وظائف Executive Assistant الوظائف التي تم البحث عنها

مساعد تنفيذي
Marsh & McLennan Companies, Inc.