مساعد تنفيذي

Talentmate

دور مساعد تنفيذي حاسم للتشغيل الفعال للمهام على مستوى التنفيذيين داخل منظمة. يعمل هذا الفرد كيدٍ اليمنى للتنفيذيين من خلال تقديم الدعم الإداري الحيوي، والتعامل مع الأمور السرية، وتسهيل التواصل بين الأقسام. يلعب المساعد التنفيذي دورًا رئيسيًا في الحفاظ على سير العمل بسلاسة من خلال تنظيم الجداول الزمنية، وتخطيط الاجتماعات، وضمان أن يتمكن التنفيذيون من التركيز على اتخاذ قرارات حاسمة. تتطلب هذه الوظيفة مستوى عاليًا من الالتزام، والمهنية، والكفاءة، بالإضافة إلى القدرة على التعامل مع مهام متعددة في بيئة سريعة الوتيرة. يجب أن يمتلك المرشح الناجح مهارات تنظيمية ممتازة، ومهارات تواصل بين الأشخاص قوية، ونهج استباقي في حل المشكلات، مما يضمن أنه يمكنه توقع احتياجات التنفيذيين قبل حدوثها.

المسؤوليات

• تنسيق جدولة معقدة وإدارة تقاويم التنفيذيين لتحسين إدارة الوقت.
• إعداد وتحرير المراسلات، والتواصل، والعروض التقديمية، وغيرها من الوثائق حسب الحاجة.
• إجراء البحوث، وتجميع البيانات، وإعداد الأوراق للنظر فيها وعرضها.
• تعمل كنقطة اتصال بين التنفيذيين والعملاء الداخليين / الخارجيين.
• إدارة ترتيبات السفر، والمخططات، واللوجستيات للتنفيذيين لضمان سفر سلس.
• تنظيم وإدارة الاجتماعات، بما في ذلك اللوجستيات مثل حجز الغرف وإعداد الأجندة.
• مراقبة، وتصنيف، والرد على الاتصالات الواردة والبريد الإلكتروني نيابة عن التنفيذيين.
• الحفاظ على نظام إدارة ملفات منظم وفعال للوصول السهل إلى الوثائق ذات الصلة.
• المساعدة في تتبع الميزانية، وإعداد تقارير النفقات، وإدارة الوثائق المالية.
• التعامل مع المسؤوليات الإدارية، بما في ذلك تسجيل الوقت، وطلب المستلزمات، وتنسيق صيانة المكتب.
• تسهيل التواصل داخل فرق القيادة التنفيذية لدعم التعاون الفعال.
• توقع احتياجات التنفيذيين وطرح حلول استباقية لضمان سير جميع العمليات بسلاسة.

المتطلبات

• يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• خبرة مثبتة كمساعد تنفيذي أو دور دعم إداري مشابه.
• مهارات تنظيمية ممتازة والقدرة على أداء مهام متعددة في بيئة سريعة الوتيرة.
• مهارات تواصل كتابية وشفوية استثنائية للتفاعل بفعالية مع المعنيين.
• إجادة مجموعة Microsoft Office، خاصة Outlook وWord وExcel وPowerPoint.
• مهارات قوية في حل المشكلات مع نهج استباقي لتوقع الاحتياجات والتحديات.
• السرية والخصوصية أمران أساسيان عند التعامل مع المعلومات الحساسة للشركة.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وتحديد أولويات المهام مع الحد الأدنى من الإشراف.
• اهتمام قوي بالتفاصيل لضمان الدقة في جميع المهام والوثائق.
• مرونة في التكيف مع الأولويات المتغيرة ومتطلبات العمل حسب ظهور الحالات.