مساعد تنفيذي

Talentmate

يلعب المساعد التنفيذي دورًا حيويًا في سير العمل السلس للمكاتب التنفيذية من خلال تقديم دعم عالي المستوى للمديرين التنفيذيين داخل المنظمة. تتضمن هذه الوظيفة مجموعة من المهام الإدارية وإدارة المشاريع والتنسيق والتواصل لضمان أن يتمكن المديرون التنفيذيون من التركيز على اتخاذ القرارات الاستراتيجية ونمو الأعمال. يتولى المساعد التنفيذي مسؤوليات متنوعة، بما في ذلك إدارة الجداول الزمنية، وتنظيم الاجتماعات، والتواصل بين المديرين التنفيذيين والمساهمين. يجب أن يتمتع المرشح المثالي لهذا الدور بمهارات تنظيمية وتواصل ممتازة وقدرة على الحفاظ على السرية والمهنية في جميع التفاعلات. تتطلب هذه الوظيفة فردًا استباقيًا، وموجهًا نحو التفاصيل، وقادرًا على إدارة مجموعة متنوعة من المهام في وقت واحد في بيئة سريعة الخطى.

المسؤوليات

• إدارة وصيانة جداول المديرين التنفيذيين، بما في ذلك المواعيد والاجتماعات وترتيبات السفر.
• تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، وضمان إعداد جميع اللوجستيات والمواد.
• تكون نقطة الاتصال الرئيسية للمديرين التنفيذيين، والتعامل مع الاستفسارات والتواصل بسرعة.
• المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية والمراسلات نيابة عن المديرين التنفيذيين.
• التعامل مع المعلومات الحساسة بمستوى عالٍ من السرية والتقدير.
• إجراء الأبحاث وتجميع البيانات لدعم عمليات اتخاذ القرار التنفيذي.
• تنظيم وصيانة أنظمة حفظ الملفات المكتبية، سواء كانت مادية أو رقمية، لتسهيل الوصول.
• تنسيق وإدارة المشاريع والمبادرات الخاصة كما هو موجه من قبل المديرين التنفيذيين.
• تطوير والحفاظ على علاقات إيجابية مع المساهمين وأعضاء الفريق.
• تتبع والمساعدة في تقارير النفقات وإدارة الميزانية للأنشطة التنفيذية.
• ضمان تشغيل المكتب التنفيذي بكفاءة ومهنية في جميع الأوقات.
• تقديم دعم إداري إضافي حسب الحاجة لدعم الوظائف التنفيذية.

المتطلبات

• يفضل الحصول على درجة البكاليوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• حد أدنى من 3 سنوات من الخبرة في دور مساعد تنفيذي أو مشابه.
• مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على تحديد أولويات المهام بشكل فعال.
• مهارات التواصل الكتابية والشفوية الممتازة ضرورية.
• إجادة مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook) مطلوبة.
• القدرة على العمل بشكل مستقل والتعامل مع مهام متعددة في بيئة سريعة الخطى.
• إظهار القدرة على إدارة المعلومات السرية والحساسة بمهنية.