مساعد تنفيذي

Teneo

الدور

تقدم هذه الوظيفة دعمًا استباقيًا وعالي الجودة للقيادة العليا ضمن مكتب أسترالي جديد لشركة خدمات مهنية قائمة. يلعب مساعد الممارسة/المدير التنفيذي دورًا حاسمًا في ضمان كفاءة العمليات، وخلق بيئة مكتب مهنية وعاملة بشكل جيد، والمساهمة في معايير عالية من تقديم الخدمات عبر الأعمال.

هذه وظيفة عملية تناسب شخصًا يزدهر في بيئة ديناميكية تركز على الفريق ويجلب عقلية تحسين مستمرة للعمليات اليومية.

هذه وظيفة بدوام كامل، ومقرها المكتب (ليست عن بُعد أو مختلطة) في شارع فليندرز، ملبورن.

المسؤوليات

• تقديم الدعم الإداري للقيادة العليا، بما في ذلك:
• إدارة تقويم معقد
• ترتيبات السفر والجداول الزمنية
• إدارة صندوق البريد ومتابعة الاتصالات
• تنسيق جداول الوقت (يومي) ودعم أنشطة نهاية الشهر
• المصروفات
• إعداد، وتنسيق، وتدقيق الوثائق، والتقارير، وعروض العملاء بمعايير عالية
• تنسيق فحوصات النزاع والامتثال الوثائقي
• تتبع مواعيد المحكمة
• رفع الفواتير، وإدارة عمليات الفوترة والمتابعة حسب الحاجة
• الشراكة مع مدير المكتب بشأن تنسيق الأحداث الداخلية والموجهة للعملاء
• حجز أماكن الترفيه للعملاء
• المساعدة في أنشطة تطوير الأعمال، بما في ذلك إعداد مواد العرض والعروض التقديمية
• الحفاظ على نظام إدارة علاقات العملاء للمديرين العامين وكبار القادة الآخرين
• تقديم الدعم في الاستقبال بما في ذلك استقبال العملاء والموظفين والزوار، وإدارة غرف الاجتماعات، وإعداد المرطبات والحفاظ على معايير العرض لمساحات الاجتماعات.
• ضمان سير العمليات اليومية بسلاسة في بيئة المكتب، مع نهج عملي يركز على الفريق.
• ضمان الامتثال لمعايير الصحة والسلامة، والعمل كنقطة اتصال للأمن وسلامة الحريق.
• التواصل مع مقدمي الخدمات الخارجيين وإدارة المباني حسب الحاجة
• تحديد واقتراح تحسينات على الأنظمة الحالية وطرق العمل
• منظور التعلم المستمر لتعظيم فوائد التكنولوجيا في الذكاء الاصطناعي والأتمتة هو المثالي
• بناء علاقات مع القادة الكبار، وأعضاء الطاقم الكبار الآخرين، والوظائف المؤسسية الداخلية
• دعم العمليات التجارية الأوسع في أستراليا، بما في ذلك التنسيق مع الزملاء في المكاتب الأخرى لضمان التناسق والمحاذاة

المتطلبات

• 3 إلى 5 سنوات من الخبرة في دور إداري مكتبي، ويفضل في بيئة خدمات مهنية
• خبرة في إدارة التقويم، وترتيبات السفر، والمصروفات
• مهارات في مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، Outlook، Teams، PowerPoint)
• مستوى عالٍ من الانتباه للتفاصيل والالتزام بالجودة
• مهارات قوية في الكتابة والتواصل الشفوي
• مهارات تنظيم وإدارة وقت ممتازة، مع القدرة على إدارة الأولويات المت competing
• خبرة في دعم عمليات الفوترة، وتقديم جداول الوقت، وأنشطة نهاية الشهر
• القدرة على العمل بشكل مستقل وتعاوني كجزء من فريق صغير
• نهج مهني وموجه للخدمة مع مهارات بين شخصية قوية