مساعد تنفيذي

Client of Emploipartner

مساعد تنفيذي

المهام الرئيسية:

• مساعدة مدير المشروع من أجل تحسين إدارة نشاطه (إدارة الجدول الزمني، ترتيبات السفر، الاتصالات، إعداد الاجتماعات، الاستقبال،

الواجبات (المهام والمسؤوليات):

• تنظيم وتنسيق المعلومات الداخلية والخارجية، أحيانًا سرية، المتعلقة بسير العمل في الهيكل.
• تولي مسؤولية المتابعة الكاملة للملفات (عقود صيانة المعدات، متابعة تذكيرات العملاء، الإدارة الإدارية للموظفين) أو الأحداث المحددة (تنظيم الندوات، المعارض، إلخ) .
• التحقق من جميع الملفات والمستندات قبل التوقيع من قبل المدير
• تصحيح المستندات المكتوبة والمراسلات، بما في ذلك الرسائل والتقارير الصادرة.
• تنظيم الاجتماعات والأحداث المتعلقة بالمشروع
• تنظيم العمل حسب الأولوية
• ضمان سير العمل السلس للأمانة وتطبيق إجراءات الإدارة ومراقبة ملفات المشروع المهمة
• صياغة المراسلات، المذكرات، القرارات، تدقيق التقارير وغيرها من الوثائق السرية
• إدارة تنظيم العلاقات المختلفة التي يحافظ عليها مدير المشروع مع هياكله، وأقسام الشركة، والمنظمات الخارجية.
• صياغة ملاحظات الخدمة بناءً على التعليمات الشفوية أو المكتوبة، وتوزيعها بعد التوقيع من قبل مدير القسم،
• إعداد وتنظيم الاجتماعات المختلفة التي تخطط لها الإدارة: إرسال الدعوات، إعداد الملفات أو الوثائق،
• أداء أي مهمة أو عمل متعلق بوظيفته ووفقًا لمهاراته وقدراته ضمن الإطار المنظم، وليس موصوفًا صراحةً في هذا الوصف الوظيفي.

فيما يتعلق بـ QHSE:

• احترام التعليمات والقواعد العامة للسلامة السارية داخل الشركة والمشروع
• تطبيق الإجراءات والقواعد المفروضة في إطار نظام الإدارة المتكامل
• رفع الوعي بنهج العملية والنهج القائم على المخاطر
• استثمار جميع الملاحظات، وتحديد الحاجة إلى مراجعة الترتيبات المخطط لها، ومشاركتها