مساعد تنفيذي

KELLER FONDATIONS SPECIALES

يضمن تنظيم وتنسيق ومراقبة الإجراءات التي تقوم بها الإدارة.

• يوفر الدعم الإداري المستمر للإدارة في إدارة أنشطتها اليومية.
• يتعامل مع الملفات الموكلة المتعلقة بالإدارة والأقسام الداخلية والمساهمين الخارجيين.
• يكتب ويدخل ويقوم بتنسيق الوثائق الإدارية والمهنية وفقًا للإرشادات المستلمة.
• يعد وينظم الاجتماعات (الدعوات، جدول الأعمال، المواد، المحاضر) بالإضافة إلى الرحلات التجارية.
• ينشئ ويصنف ويحدث ويضمن سرية الملفات والأرشيفات.
• يضمن إدارة ومراقبة وتحديث ملفات التأمين.
• يعد ويضمن التقارير الشهرية لنشاط المديرية.
• يشارك في إعداد ومراقبة العطاءات العامة والخاصة، تحت إشراف المدير وبالتنسيق مع الإطار الفني التجاري (إعداد الملف الإداري، المساهمة في التقرير الفني).
• يوفر المساعدة في إدارة النشاط التجاري، تحت إشراف الإدارة.
• يضمن سلاسة تدفق المعلومات بين الإدارة والأقسام المختلفة؛ يقوم بصياغة ملاحظات الخدمة الداخلية بناءً على التعليمات الشفوية أو المكتوبة، ويقدمها للتحقق والتوقيع، ثم يضمن توزيعها.
• يوفر استقبال شخصي وهاتفي للإدارة.
• يكتب و/أو يجمع محاضر الاجتماعات.
• يقوم بأداء المهام الكتابية والمكتبية القياسية.
• قد يكون مسؤولًا عن شراء اللوازم ومراقبة العمليات اليومية للمكتب

مستوى جامعي (بكالوريوس +3/بكالوريوس +4)

• إتقان تام للفرنسية والإنجليزية
• إجادة استخدام برامج المكتب: وورد، إكسل، باوربوينت، أوتلوك.
• مهارات كتابة إدارية ومهنية ممتازة
• معرفة بالإجراءات الإدارية وعمل المديرية.
• القدرة على إعداد ومتابعة الاجتماعات والملفات والتقارير وطلبات العروض (مطلوب).
• إدارة جيدة للجداول الزمنية والمكانات والأولويات.
• معرفة بإدارة الأعمال التجارية، والتأمين، والمتابعة الإدارية محل تقدير.
•