مساعد تنفيذي

Gulf University

مساعد تنفيذي لرئيس جامعة يلعب دورًا حاسمًا في دعم قيادة الجامعة، وضمان سير العمل بسلاسة في مكتب الرئيس، وتسهيل التواصل داخل المؤسسة. إليك تفصيل المسؤوليات الرئيسية والمهارات المرتبطة بهذا المنصب:
المسؤوليات الرئيسية:
• الدعم الإداري:
• إدارة جدول الرئيس، وضمان جدولة جميع الاجتماعات والمواعيد والفعاليات بكفاءة.
• إعداد وتنظيم الوثائق والعروض التقديمية والتقارير للرئيس.
• التعامل مع المراسلات (البريد الإلكتروني، الهاتف، البريد) وإعطاء الأولوية للرسائل للرئيس.
• تنسيق ترتيبات السفر والإقامة للرئيس ولقيادة العليا الأخرى.
• الاتصال:
• العمل كحلقة وصل بين مكتب الرئيس والمساهمين الداخليين/الخارجيين.
• صياغة الاتصالات والخطب والمواد الأخرى نيابة عن الرئيس.
• الحفاظ على السرية بشأن الأمور والمعلومات الحساسة.
• تنسيق الاجتماعات:
• تنظيم وإعداد المواد لاجتماعات مجلس الإدارة واجتماعات الكلية وغيرها من الفعاليات الاستراتيجية.
• تدوين وتوزيع محاضر الاجتماعات حسب الحاجة.
• ضمان المتابعة بشأن العناصر الإجرائية من الاجتماعات التي تشمل الرئيس.
• إدارة المشاريع:
• الإشراف على المشاريع والمبادرات الخاصة بناءً على طلب الرئيس، بما في ذلك التخطيط الاستراتيجي، والفعاليات، والأنشطة الرئيسية في الجامعة.
• تتبع التقدم، والالتزام بالمواعيد النهائية، وتقديم تقارير عن النتائج.
• تنسيق الفعاليات:
• التخطيط وتنفيذ فعاليات الجامعة، مثل تجمعات الخريجين، واجتماعات المانحين، وفعاليات تقدير أعضاء هيئة التدريس/الموظفين، والمحاضرات العامة التي تتضمن الرئيس.
• ضمان توافق مشاركة الرئيس في فعاليات الجامعة مع جدول أعماله.
• إدارة الميزانية والموارد:
• المساعدة في إدارة الميزانيات لمكتب الرئيس.
• ضمان تخصيص الموارد بكفاءة وتتبع النفقات.
المهارات الرئيسية:
• مهارات تنظيمية: القدرة على إدارة مهام متعددة، والتعامل مع جداول زمنية معقدة، وضمان سير كل شيء بسلاسة.
• مهارات التواصل: مهارات قوية في الكتابة والتحدث لصياغة المراسلات والتقارير والعروض التقديمية.
• الانتباه للتفاصيل: القدرة على مراجعة الوثائق، وتدوين المحاضر بدقة، وإدارة الجداول الزمنية دون فقدان التفاصيل الأساسية.
• حل المشكلات: القدرة على توقع المشكلات وحلها بشكل استباقي للحفاظ على سير العمليات بكفاءة.
• التقدير: التعامل مع المعلومات الحساسة أو السرية بمهنية وسرية.
• إتقان التكنولوجيا: الإلمام ببرامج المكتب، وأدوات الجدولة، ومنصات الاتصال، مثل مجموعة Microsoft Office، أو Google Workspace، أو أدوات مشابهة.
• بناء العلاقات: بناء علاقات قوية مع أعضاء هيئة التدريس، والموظفين، والطلاب، والشركاء الخارجيين لضمان التعاون الفعال.
الخلفية التعليمية والخبرة:
• يُفضل غالبًا الحصول على درجة في إدارة الأعمال، أو الإدارة العامة، أو مجال ذي صلة.
• تُقدر الخبرة في الدعم الإداري، خاصة في بيئة التعليم العالي، بشكل كبير.
• الخبرة في العمل مع القيادة على مستوى التنفيذي وإدارة المواقف ذات المخاطر العالية.
يتطلب هذا الدور شخصًا قادرًا على التكيف، ومهنيًا، وقادرًا على العمل في بيئة سريعة الوتيرة، ديناميكية، مع التوازن بين المهام الإدارية الروتينية والمسؤوليات الاستراتيجية.