مساعد تنفيذي
Namaa IT
عدة شواغرصاحب عمل نشط
نشرت قبل 3 ساعات
أرسل لي وظائف مثل هذه
الجنسية
أي جنسية
جنس
غير مذكور
عدد الشواغر
2 وظيفة شاغرة
الوصف الوظيفي
الأدوار والمسؤوليات
نحن نبحث عن مساعد تنفيذي منظم للغاية وذو تفاصيل دقيقة للانضمام إلى فريقنا. بصفتك مساعدًا تنفيذيًا، ستلعب دورًا حيويًا في ضمان سير العمل بسلاسة وكفاءة في بيئة مكتبنا. ستشمل مسؤولياتك التنسيق الإداري، والتواصل الداخلي والخارجي، واعتدال وسائل التواصل الاجتماعي، ودعم الموظفين.
تتطلب هذه الوظيفة مهارات تواصل ممتازة، وقدرات تنظيمية قوية، وعقلية استباقية لحل المشكلات. ستكون أيضًا متورطًا بشكل نشط في إدارة واعتدال وجود شركتنا على منصات مثل LinkedIn وقنوات التواصل الاجتماعي الأخرى.
المسؤوليات
- الدعم الإداري
التعامل مع المهام الإدارية اليومية مثل المراسلات، إدارة المكالمات، جدولة المواعيد، وإدارة المستلزمات والمعدات المكتبية.
الحفاظ على الوثائق المهنية، وأنظمة الملفات، والسجلات الفيزيائية/الرقمية. - تنسيق المكتب
الإشراف على العمليات اليومية للمكتب وضمان الامتثال للعمليات والسياسات الداخلية.
المساعدة في إدارة ميزانيات المكتب وتنفيذ الأنظمة التنظيمية.
التنسيق مع البائعين والموردين لضمان سير العمل بسلاسة في المكتب. - إدارة الاستقبال والضيوف
الترحيب بالزوار بشكل مهني، والإجابة على الاستفسارات، وتوجيههم بشكل مناسب.
الحفاظ على منطقة استقبال نظيفة ومرحب بها. - الاتصال والمراسلات
صياغة وتنسيق وإرسال المراسلات الداخلية والخارجية بما في ذلك المذكرات، والبريد الإلكتروني، والرسائل.
إدارة توزيع البريد وتتبع الطرود. - إدارة الجدول الزمني والاجتماعات
جدولة وتنظيم الاجتماعات، والمواعيد، وترتيبات السفر للموظفين والإدارة.
إعداد جداول الأعمال، وتسجيل محاضر الاجتماعات، وتوزيع المواد ذات الصلة. - إدارة السجلات والملفات
الحفاظ على ملفات دقيقة ومحدثة، وقواعد بيانات، وسجلات الشركة.
ضمان السرية والوصول الآمن إلى الوثائق الحساسة. - الإدارة المالية
المساعدة في إدارة الميزانيات، ومراقبة النفقات، ومعالجة الفواتير، والمصروفات، والمطالبات.
دعم إعداد الوثائق المالية والتقارير. - دعم الموارد البشرية
دعم وظائف الموارد البشرية مثل نشر الوظائف الشاغرة، جدولة المقابلات، وعمليات التوظيف.
الحفاظ على تحديث سجلات الموظفين والمساعدة في طلبات الموظفين. - صيانة المكتب
تنسيق التنظيف، والإصلاحات، والتجديدات، وضمان حسن سير جميع المعدات والمرافق.
الإبلاغ والمتابعة بشأن أي مشاكل صيانة. - اعتدال وسائل التواصل الاجتماعي وأنشطة LinkedIn
مراقبة واعتدال المحتوى على صفحة LinkedIn الخاصة بالشركة وأخرى على وسائل التواصل الاجتماعي لضمان اتساق العلامة التجارية والمشاركة.
جدولة وإدارة المنشورات، والرد على التعليقات والرسائل، والمساعدة في تتبع مقاييس المشاركة.
التعاون مع فريق التسويق للحفاظ على وجود رقمي محترف ونشط.
namaait.com/en/jobs/49/executive-assistant-code-eaPHONE_NUMBER5
الملف الشخصي المطلوب للمرشحين
المؤهلات والمهارات
- شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ الشهادات في إدارة المكاتب أو المجالات ذات الصلة تعتبر ميزة.
- خبرة مثبتة في الأدوار الإدارية، ويفضل أن تكون كمساعد إداري أو تنفيذي.
- قدرات تنظيمية قوية، وإدارة مهام متعددة، وإدارة الوقت.
- مهارات تواصل ممتازة (كتابية وشفوية).
- إجادة استخدام MS Office (Word، Excel، Outlook، PowerPoint) وأدوات الإنتاجية الرقمية.
- معرفة أساسية بعمليات المحاسبة والوثائق المالية.
- التحفظ في التعامل مع المعلومات الحساسة.
- الإلمام بـ LinkedIn وغيرها من المنصات الاجتماعية الكبرى (فيسبوك، إنستغرام، إلخ) للاعتدال والاستخدام التجاري.
- تقني وقادر على التعلم والتكيف بسرعة مع الأدوات الجديدة.
- عقلية تعاونية وموقف إيجابي ومهني.
namaait.com/en/jobs/49/executive-assistant-code-eaPHONE_NUMBER5
القطاع المهني للشركة
- تكنولوجيا المعلومات - خدمات البرمجيات
المجال الوظيفي / القسم
- ادارة
الكلمات الرئيسية
- مساعد تنفيذي
تنويه: نوكري غلف هو مجرد منصة لجمع الباحثين عن عمل وأصحاب العمل معا. وينصح المتقدمون بالبحث في حسن نية صاحب العمل المحتمل بشكل مستقل. نحن لا نؤيد أي طلبات لدفع الأموال وننصح بشدة ضد تبادل المعلومات الشخصية أو المصرفية ذات الصلة. نوصي أيضا زيارة نصائح أمنية للمزيد من المعلومات. إذا كنت تشك في أي احتيال أو سوء تصرف ، راسلنا عبر البريد الإلكتروني abuse@naukrigulf.com