مساعد تنفيذي (HNI) Antal International LLC-FZ

ملخص الوظيفة: البحث عن مساعد تنفيذي (PA) يتمتع بالسرية والقدرة على حل المشكلات لدعم شخص ذي ثروة عالية (HNI). يتطلب مهارات قوية في التواصل وإدارة الوقت والقدرة على القيام بمهام متعددة للتعامل بفعالية مع المهام المؤسسية والشخصية.

المسؤوليات الرئيسية

الإدارة وإدارة المكتب:

• إدارة عمليات الاستقبال، الترحيب بالزوار ومساعدتهم، والإشراف على البريد الوارد والصادر، والشحنات، والطرود.
• التعامل مع استفسارات العملاء والمساهمين بشكل فوري عبر الهاتف والبريد الإلكتروني.
• ضمان أن تبقى بيئة المكتب نظيفة ومنظمة ومهنية في جميع الأوقات.
• إدارة مستلزمات المكتب والمنزل، بما في ذلك البقالة، والقرطاسية، والمتطلبات التشغيلية.
• الحفاظ على نظم الملفات منظمة للمستندات مثل اتفاقيات العملاء، والتراخيص، والشهادات، والتقارير.

دعم الشراء والمالية:

• إعداد ومعالجة أوامر الشراء المحلية (LPOs) وأوامر الشراء (POs) كما هو مطلوب.
• التحقق من الفواتير وتحميلها إلى نظام Esker للمعالجة.
• الحفاظ على سجلات بطاقة Pluto وبيانات المعاملات.
• إدارة النقدية الصغيرة والحفاظ على السجلات الصحيحة.

اللوجستيات والتنسيق:

• إنشاء وإدارة التصاريح (فردية، أداة، واردة، وصادرة).
• إعداد الفواتير وقوائم التعبئة للطرود الدولية، بما في ذلك عينات كيميائية.
• تتبع الطرود لضمان التسليم في الوقت المحدد وسجلات دقيقة.

دعم الموارد البشرية والتوظيف:

• التنسيق مع الموارد البشرية لتحديد مواعيد المقابلات، وإرسال التأكيدات، وتقديم الدعم اللوجستي للمرشحين.

الدعم الشخصي (حسب الحاجة من HNI):

• تنسيق ترتيبات السفر، والجداول الزمنية، وحجوزات الإقامة.
• إدارة التقاويم، والمواعيد، وجداول الاجتماعات.
• تقديم المساعدة في المهام الشخصية وإدارة المنزل عند الضرورة.