مساعد تنفيذي

Client of Elite Butlers Hospitality Solutions LLP.

نحن نبحث عن مساعد تنفيذي منظم للغاية، واستباقي، وذو تفاصيل دقيقة لتقديم دعم إداري شامل لكبار المديرين لدينا. سيكون المرشح المثالي محترفًا، ومبادرًا يمكنه إدارة مهام متعددة بكفاءة، والحفاظ على سرية صارمة، وتوقع احتياجات المديرين لضمان سير العمليات اليومية بسلاسة. تتطلب هذه الوظيفة مهارات اتصال استثنائية، وقدرة قوية على تحديد الأولويات، وإجادة في استخدام برامج المكتب المختلفة.

المسؤوليات الرئيسية:

• إدارة جداول معقدة، بما في ذلك جدولة الاجتماعات، والمواعيد، والمؤتمرات، وحل تضارب الجداول مع الحد الأدنى من الإشراف.
• تنسيق ترتيبات السفر المحلية والدولية الواسعة، بما في ذلك الرحلات الجوية، والإقامة، والنقل الأرضي، والجدوال التفصيلية.
• إعداد وتحرير المراسلات، والاتصالات، والعروض التقديمية، وغيرها من الوثائق، مع ضمان الدقة والامتثال لمعايير الشركة.
• تنظيم وتسهيل الاجتماعات، بما في ذلك إعداد جداول الأعمال، وتوزيع المواد، وتدوين المحاضر، وضمان المتابعة على العناصر الإجرائية.
• العمل كنقطة اتصال رئيسية وحارس للمديرين، وتصنيف المكالمات، والبريد الإلكتروني، والزوار، وإعادة توجيه الاستفسارات حسب الاقتضاء.
• التعامل مع المعلومات السرية بأقصى درجات التقدير والنزاهة.
• معالجة تقارير النفقات، والفواتير، وغيرها من الوثائق المالية بدقة وفي الوقت المناسب.
• إجراء البحوث، وتجميع البيانات، وإعداد التقارير حسب الطلب من المديرين.
• المساعدة في المشاريع والمبادرات الخاصة، وتقديم الدعم الإداري والتنسيق.
• الحفاظ على نظام ملفات منظم، سواء كان ماديًا أو إلكترونيًا، للوثائق الهامة.
• تحديد ومعالجة القضايا أو الكفاءات المحتملة في العمليات الإدارية بشكل استباقي.
• التواصل مع الموظفين الداخليين على جميع المستويات والعملاء/الشركاء الخارجيين بشكل احترافي.