مساعد تنفيذي

Client of Talentmate

يؤدي مساعد تنفيذي دورًا حيويًا في دعم كبار المسؤولين ويساعد في تبسيط عملياتهم اليومية لضمان نجاح المنظمة. تتطلب هذه الوظيفة فردًا منظمًا وفعالًا للغاية يمكنه التعامل مع مجموعة واسعة من المهام الإدارية والدعم التنفيذي. غالبًا ما يُنظر إلى المساعد التنفيذي كنقطة الاتصال الرئيسية للمساهمين الداخليين والخارجيين، حيث يدير التواصل والعلاقات نيابة عن التنفيذي. يجب أن يمتلك المرشح المثالي مهارات تواصل وقيادة وحل مشكلات ممتازة، إلى جانب اهتمام شديد بالتفاصيل. مع القدرة على الازدهار في بيئات سريعة الوتيرة والتعامل مع المعلومات السرية بحذر، يُعتبر المساعد التنفيذي لا غنى عنه لتحقيق الأهداف الاستراتيجية للشركة.

المسؤوليات

• إدارة وصيانة جداول التنفيذيين، بما في ذلك حجز الاجتماعات والمواعيد.
• تنسيق ترتيبات السفر المحلية والدولية ولوجستيات الإقامة.
• العمل كنقطة الاتصال الأولى بين التنفيذيين والعملاء أو أعضاء الفريق.
• إعداد وتحرير المراسلات والتقارير والعروض التقديمية للمستويات التنفيذية.
• تطوير وإدارة أنظمة حفظ واسترجاع فعالة للمستندات المهمة.
• إجراء الأبحاث وتجميع البيانات للمساعدة في اتخاذ القرارات وحل المشكلات.
• التعامل مع المعلومات السرية بحذر واحترافية في جميع الأوقات.
• التواصل مع الأقسام الداخلية لضمان سير العمليات بسلاسة والتواصل الفعال.
• تنظيم وحضور وإعداد محاضر للاجتماعات التنفيذية واجتماعات الفريق.
• الإشراف على إدارة نفقات التنفيذيين، بما في ذلك معالجة وتتبع التعويضات.
• المساعدة في المشاريع الخاصة من خلال قيادة أو دعم المبادرات حسب الحاجة.
• مراقبة والرد على المراسلات البريدية نيابة عن التنفيذي حسب الحاجة.

المتطلبات

• يفضل الحصول على درجة بكاليوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• خبرة مثبتة كمساعد تنفيذي أو دور مشابه لمدة 3 سنوات على الأقل.
• إجادة استثنائية في مجموعة Microsoft Office بما في ذلك Word وExcel وPowerPoint.
• مهارات تنظيم وإدارة وقت ممتازة مطلوبة لتعدد المهام.
• مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة، بما في ذلك التحرير والتدقيق.
• القدرة على العمل بكفاءة تحت الضغط مع الالتزام بالمواعيد النهائية الضيقة أمر أساسي.
• مهارات قوية في حل المشكلات مع القدرة على توقع احتياجات التنفيذيين.