مساعد تنفيذي

Client of Talentmate

يلعب مساعد تنفيذي دورًا حيويًا في دعم التنفيذيين على مستوى عالٍ، لضمان سير عملهم بسلاسة وكفاءة. تتطلب هذه الوظيفة الديناميكية مستوى عالٍ من السرية، ومهارات تنظيمية ممتازة، والقدرة على حل المشكلات بشكل استباقي. غالبًا ما يكون مساعد التنفيذي هو نقطة الاتصال الأولى للمساهمين الداخليين والخارجيين؛ لذلك، فإن مهارات الاتصال والتفاعل الشخصية الممتازة هي أمر بالغ الأهمية. تشمل هذه الوظيفة إدارة الجداول الزمنية، جدولة الاجتماعات، إعداد التقارير، وتنسيق ترتيبات السفر. المرشح المثالي لديه خبرة في التعامل مع مجموعة واسعة من المهام الإدارية والدعم التنفيذي وقادر على العمل بشكل مستقل مع القليل أو بدون إشراف. تتطلب الوظيفة أيضًا المرونة، والانتباه للتفاصيل، والقدرة على العمل تحت الضغط للوفاء بالمواعيد النهائية الضيقة.

المسؤوليات

• إدارة وتنظيم الجدول اليومي للتنفيذي، جدولة المواعيد بكفاءة.
• تنسيق ترتيبات السفر الواسعة، بما في ذلك الرحلات الجوية، والإقامة، والمسارات.
• إعداد وتحرير وتوزيع تقارير، وعروض تقديمية، ومستندات متنوعة حسب الحاجة.
• التصرف كنقطة الاتصال الرئيسية بين التنفيذيين والعملاء الداخليين/الخارجيين.
• الحفاظ على سرية صارمة لجميع الأمور والمستندات المتعلقة بالتنفيذي.
• الإشراف على إعداد وتنسيق الاجتماعات، بما في ذلك جداول الأعمال وتدوين المحاضر.
• المساعدة في إعداد تقارير الميزانية وتتبع النفقات للتنفيذي.
• التعامل مع الاتصالات والبريد الإلكتروني الواردة، والرد نيابة عن التنفيذي عند الاقتضاء.
• تنسيق وتسهيل تدفق المعلومات بسلاسة داخل فريق التنفيذيين.
• إدارة المشاريع الخاصة كما هو موجه من قبل التنفيذي، وضمان الانتهاء في الوقت المحدد.
• المساعدة في المهام الشخصية والمشاريع لدعم توازن العمل والحياة للتنفيذي.
• تطوير والحفاظ على نظام ملفات منظم جيدًا وضمان الوصول إليه.

المتطلبات

• يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 5 سنوات في دور مساعد تنفيذي مطلوبة.
• إجادة ممتازة في Microsoft Office وبرامج جدولة التقويم.
• مهارات اتصال وتفاعل شخصية استثنائية، سواء كتابيًا أو شفهيًا.
• القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بأقصى درجة من السرية.
• مهارات تنظيمية استثنائية وقدرة على تعدد المهام لإدارة مهام متنوعة في وقت واحد.
• مهارات حل المشكلات الاستباقية والقدرة على توقع الاحتياجات والتحديات.
• الاستعداد للعمل لساعات مرنة والتكيف مع الأولويات المتغيرة.