مساعد تنفيذي

Confidential Company

المساعد التنفيذي (EA) هو اليد اليمنى للرئيس التنفيذي و القوة الرئيسية. هذه وظيفة عالية التأثير لشخص ذكي تقني ومنظم للغاية واستباقي. أنت لا تدير جدولًا زمنيًا فقط؛ بل تقوم بتصميم نمط حياة الرئيس التنفيذي المهني وإنتاجه. نحتاج إلى شخص ذكي بما يكفي لتوليف المعلومات المعقدة، وماهر تقني بما يكفي لأتمتة الأمور الروتينية، واستباقي بما يكفي لحل المشكلات قبل أن يعرف الرئيس التنفيذي أنها موجودة.

إدارة الجدول، اليوميات وإدارة الوقت

• إدارة شاملة: الحفاظ على جداول الرئيس التنفيذي المهنية والشخصية,

ضمان توازن متناغم بين الالتزامات التجارية والشخصية.

• الحجز الاستراتيجي: قيادة جميع تنسيق الاجتماعات، من الاجتماعات الداخلية 1-على-1 إلى الاجتماعات الهامة.

ستقوم بإعطاء الأولوية للطلبات لتعديل وقت العمل الذاتي للرئيس التنفيذي.

• حل النزاعات: العمل كمرشح استباقي، وحل تداخلات الجدول الزمني على الفور و

ضمان وجود الرئيس التنفيذي دائماً في المكان المناسب في الوقت المناسب.

السفر واللوجستيات

• المسارات من البداية إلى النهاية: البحث، الحجز، وإدارة السفر المحلي والدولي المعقد. يشمل ذلك الرحلات الجوية، الإقامة، النقل البري، ومتطلبات التأشيرات.

موجزات السفر: تقديم مسارات رقمية تفصيلية تضم مواقع الاجتماعات، تفاصيل الاتصال لجميع الأطراف، المناطق الزمنية المحلية، وحتى نصائح حول أماكن تناول الطعام أو القهوة بالقرب من الموقع.

• إدارة النفقات: التعامل مع جميع النفقات المتعلقة بالسفر والتعويضات بدقة دقيقة.

إعداد الاجتماعات والوثائق

• حزم الإحاطة: إعداد الرئيس التنفيذي لكل اجتماع من خلال جمع وترتيب المعلومات المطلوبة.

ملاحظات الاجتماعات وتوليفها: حضور الاجتماعات الرئيسية وتحديد من/ماذا/متى من العناصر، وضمان المتابعة دون الحاجة لأن يسأل الرئيس التنفيذي.

العمليات اليومية العادية

• المراسلات: إذا لزم الأمر: إدارة صندوق بريد الرئيس التنفيذي، وصياغة الردود بصوتهم وإبراز العناصر العاجلة للاهتمام الفوري.

• الدعم الشخصي: التعامل مع المهمات الشخصية العرضية، شراء الهدايا للعملاء/الشركاء، وإدارة مقدمي الخدمات الشخصية.

• حلقة الوصل في المكتب: العمل كحلقة الوصل الرئيسية بين الرئيس التنفيذي وبقية فريق Janus الرقمي، وتعزيز ثقافة الوضوح والاستجابة.